Page History
İÇİNDEKİLER
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
A. GİRİŞ
Sözlük
| B |
|---|
| Bağlam: Organizasyonlar açısından bakarsak, onu oluşturan, etkilediği veya etkilendiği tüm varlıklar ve bunların etkileşimidir. Bağlam, tutumları, davranışları, inançları, rakipleri, kültürü, demografiyi, hedefleri, hükümetleri, altyapıyı, dilleri, süreçleri, ürünleri, projeleri, satışları, terminolojiyi, teknolojiyi ve tanımı karşılayan herhangi bir unsuru içerebilir. |
| D |
| Değer(Value): Değer, potansiyel veya gerçekleşen getiriler ve iyileştirmelerdir. Başka bir açıdan ise zararın, riskin ve maliyetin azaltması da yine sağlanan değerledir. Değer somut bir fayda olabileceği gibi veya soyut bir kazanımda olabilir. Maddi değerler doğrudan ölçülebilir. Maddi olmayan değerler dolaylı olarak ölçülür.Bunlar değer genellikle bir şirketin itibarı veya çalışanların morali gibi önemli bir motivasyon bileşenine sahiptir. Bazı durumlarda, değer mutlak terimlerle ifade edilebiliyorken çoğu durumda göreceli terimlerle değerlendirilir. Bir çözüm seçeneği belirli bir paydaş grubunun bakış açısına göre diğerinden daha değerli olabilir. |
| E |
| Efor: Proje hizmetleri için harcanacak iş gücünü ifade eder. |
| G |
| Gereksinim : İhtiyacın kullanılabilir bir sunumudur. Bir gereksinimin yerine getirilmesi durumunda ne tür bir değerin sağlanabileceğini anlamaya odaklanır. |
| İ |
| İhtiyaç: Ele alınması gereken bir sorun veya fırsat. İhtiyaçlar, paydaşların harekete geçmesini sağlayarak değişimlere neden olabilirler. |
| İş Analizi: İhtiyaçları tanımlayıp paydaşlara değer katan çözümler önererek bir işletmede değişimi sağlama uygulamasıdır. İş analizi, bir işletmenin ihtiyaçlarını ve değişim gerekçesini ifade etmesini, değer sağlayabilecek çözümleri tasarlayıp tanımlamasını sağlar. |
| P |
| Paydaş(lar) : Projeye aktif olarak katılan veya projenin yürütülmesinden olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya kuruluşlardır. |
| R |
| RFP (Request for Proposal): Teklif Talep Formu. Müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini anlattığı ve teklife kaynak oluşturan dokümandır. |
| T |
| Teslimat: Proje veya fazlar sonunda müşteriye verilecek ürün veya hizmetler olarak tanımlanır. |
Proje Nedir?
Genel olarak aşağıda belirtilmiş kriterleri karşılayan işler proje olarak nitelendirilmektedir:
- Her proje benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturur.
- Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, süresi vardır.
- Sınırlı kaynaklar ile gerçekleştirilir.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimini, özünde nihai sonucun sunulması için yararlanılan her şeyin planlanması ve kontrolüne ek olarak proje ekibindeki her insanın -deneyim seviyesi ne olursa olsun- yapılan işi benimsemesi, anlaması ve yürütmesine odaklanan süreçler bütünü olarak tarif edilebiliriz.
Proje Yönetiminde Üç Kısıt Teorisi (Iron Triangle):
Üç Kısıt Teoremi, proje yönetimini üç ana kısıta indirger. Bunlar zaman, maliyet ve kapsamdır. Bu üç kısıtın köşelere yerleştirildiği üçgenin merkezi kaliteyi temsil eder.
Üç kısıt teorisine göre başarılı proje tarifi için aşağıdaki 4 koşul yerine getirilmelidir:
- Projeler belirlenen bütçe içerisinde tamamlanmalıdır.
- Projeler zamanında teslim edilmelidir.
- Projeler kapsama bağlı kalmalıdır.
- Projeler müşterinin kalite beklentilerini karşılamalıdır.
Proje Yönetiminde Elmas Modeli (Diamond Model): Son zamanlarda müşteri odaklı yaklaşım eğilimleri merkeze Müşteri Beklentilerinin oturduğu, köşeleri Zaman, Maliyet, Kapsam ve Kalite ile temsil edilen Proje Yönetim Elmas'ı modelinin doğmasına neden oldu. Her müşteri kendine özgü ve eşsizdir. Dolayısı ile İki müşterinin beklentileri aynı değildir. Her bir müşterinin beklentileri net bir şekilde açığa çıkarılmadır.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Bu bilgiler ışığında "başarılı proje" tarifini yapmak gerekirse; müşteri beklentilerini karşılarken zaman ve maliyet aşımı oluşmayan, hedeflenen kapsamda ve kalitede tamamlanmış projeler başarılıdır diyebiliriz. "Başarı" seviyelerine göre proje sınıflandırması:
|
| Proje Başarı Faktörleri: |
|---|
1. Kullanıcıların Projeye aktif katılımı 2. Üst Yönetim Desteği 3. Net tanımlanmış ihtiyaçlar 4. Doğru Planlama 5. Gerçekçi Beklentiler 6. Kısa aralıklı teslimat noktaları 7. Yetkilendirilmiş Personel 8. Sahiplenme 9. Proje ile erişilmek istenen amaç ve hedeflerin açıkça bilinmesi 10. Çok çalışma, odaklanmış personel |
| Projeleri Zorlu Hale Getiren Etkenler: |
|---|
1. Kullanıcı katılım eksikliği 2. Tamamlanmamış işlev ve özellikler 3. Değişen Gereksinimler 4. Üst Yönetim Desteği Eksikliği 5. Teknoloji uyumsuzluğu, yetersizliği 6. Kaynak Yokluğu 7. Gerçekçi Olmayan Beklentiler 8. Belirsiz Hedefler 9. Gerçekçi Olmayan Zaman Çerçeveleri 10. Yeni Teknoloji |
| Projeleri Başarısızlığı İten Başlıca Etkenler: |
|---|
1. Karşılanmamış Beklentiler 2. Kullanıcı Katılımı Eksikliği 3. Kaynak Yokluğu (Aşırı yüklenilmiş kaynaklar) 4. Gerçekçi Olmayan Beklentiler 5. Üst Yönetim Desteği Eksikliği 6. Değişen Gereksinimler 7. Planlama eksikliği 8. Proje çıktılarına ihtiyaç kalmaması 9. BT Yönetimi Yokluğu 10. Teknoloji gelişimlere direnç |
| Note | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Proje yönetimi, ortak amaca ulaşmak için bir araya gelmiş insanların en verimli sonuçları üretebileceği, öngörülebilir ve kontrollü ortam ve koşulları oluşturma faaliyetidir. Proje yönetimine aşina olduğunuzda, bir şeyler yolunda gitmediğinde sorunları nasıl karşılayacağınızı, başarıyı garantilemek için neler yapmanız gerektiğini biliyor olursunuz. İyi bir proje yönetimi disiplini, tüm riskleri, sorunları ve sürprizleri ortadan kaldırmaz - ancak bunlarla başa çıkmak için standart süreçler ve prosedürler sağlayarak ve aşağıdakilerin önlenmesine yardımcı olur;
|
Proje Yöneticisinden Beklentiler
Projenin Bütünlüğünün Sağlama: Bir Proje Yöneticisinin işinin büyük çoğunluğu iletişim üzerine kuruludur. Proje paydaşları, fonksiyon birimleri ve proje ekibi arasındaki koordinasyon, denetim ve takip etme görevi Proje Yöneticisine aittir. Dolayısıyla tüm bu işler insan ilişkileri kuvvetli olmayı gerektirir.
İzleme ve Raporlama: Proje yöneticisinin en önemli görevi müşteri beklentilerini ön planda tutarak, kapsam, zaman, maliyet ve kalite boyutları açısından projeyi kontrol altında tutmaktır. Bu doğrultuda kısa vadeli fakat sürekli planlamalar yaparak projeyi hedefleri doğrultusunda ilerletir. Periyodik toplantı ve raporlar ile tüm paydaşların güncel bilgiye ulaşmasını sağlar.
Ekip Motivasyonu Sağlama ve Hedeflere Yönlendirme: Proje Yöneticisi, tüm proje paydaşlarını proje hedeflerine uygun şekilde yönlendirebilmeli ve bu konuda da motivasyonu sağlayabilmelidir. proje sürecinde kişiler arasında çatışmalar yaşanması olasıdır.Projelerdeki fikir çatışmaları sonradan oluşabilecek sorunların tespiti için değerli geri bildirimdir. Proje yöneticisi bu çatışmaları önleyerek projenin yolunda ilerlemesini sağlamalıdır.
Büyük Resmi Görme: Proje ekibi günlük faaliyetlerin yoğunluğu içerisinde proje hedeflerinden uzaklaşma eğiliminde olabilir. Proje yöneticisi projenin bütününü görebilmeli ve proje ekibinin ana hedefler doğrultusunda hareket etmesini sağlamalıdır.
Riskleri Görme ve Analiz Etme: Proje Yöneticisi, proje sürecinde oluşabilecek muhtemel riskleri devamlı olarak izlemelidir. Öngörülen riskler ve aksiyon planları üst yönetim ve proje paydaşları ile paylaşmalıdır.
Müşteriyi projenin parçası haline getirmek: Müşterinin projede aktif olarak rol alması durumunda, teslim edilen ürün veya hizmetin beklentileriyle örtüşme oranı yükselir. Ayrıca bu sayede ürün veya hizmete adaptasyon süresi kısalır. Bu nedenle proje yöneticisi, müşterinin aktif katılımını sağlayarak proje başarısına katkıda bulunmalıdır
İnisiyatif Alma / Karar Verme: Proje yöneticisi projenin belirli noktalarında, özellikle tıkanan noktalarda çözüm bulabilmek için karar alabilmelidir. Eğer kararı vermesi gereken kişi fonksiyonel yöneticilerden biri ise Proje Yöneticisi iletişim ve motivasyon tekniklerine öncelikle başvurmak kaydı ile gerekli adımları atmalı ve kararın verilmesini sağlamalıdır.
Proje Kalite ve Standartlarına Uygunluğu Sağlama: Teslim edilen ürün ve hizmetin kalitesi kadar proje süreçlerindeki kalite de önemlidir. Projenin süreçlerinin standartlara uygun olarak yürütülmesi ürünün de kaliteli bir şekilde teslimine büüyk oranda etki eder. Ek olarak proje de yapılan hataların ve elde edilen kazanımların kayıt altında olması sonraki projelerin daha verimli ve etkin yönetilmesine katkı sağlar.
B. LOGO PROJE YÖNETİM METODOLOJİSİ
Genel Yaklaşım
Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, Logo ekosistemi içerisinde gerçekleştirilen tüm projelerin standart bir method ve yöntemle yürütülebilmesi için geliştirilmiş bir proje yönetim yaklaşımıdır. Metodoloji; PMI, Agile, Kanban gibi çeşitli yöntemlerden faydalanılarak hibrit bir şekilde oluşturulmuştur.
Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, proje büyüklüğü ve proje türü ayrımı gözetilmeksizin Logo ve iş ortakları tarafından gerçekleştirilen tüm projeleri kapsayacak şekilde tasarlanmıştır.
Logo Proje Yönetim Metodolojisinin dayandığı temel ilkeleri aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:
- Anahtar kullanıcılar ve danışmanlar arasındaki iş birliğini yüksek tutmak, kullanıcıların sürece aktif katılımlarını sağlamak, böylelikle yaşanabilecek olumsuzlukları erkenden görebilmek
- Kullanıcıların ürünlere erkenden adapte olmasını sağlamak; bu sayede süreçlere uyan, geliştirilmeye müsait veya uymayan özellikleri erkenden öngörebilmek
- Projelerin kapsam, maliyet ve zaman boyutlarının disiplinli bir şekilde yönetilmesini sağlamak,
- Proje risk ve kazanımlarını yakından takip etmek, değişiklik yönetimini uygulayarak proje kazalarını minimuma indirmek, projenin kaliteli teslimini güvence altına almak
Logo Proje Yönetim Metodolojisini anlatan süreç haritası:
Proje Organizasyon Şeması
Proje Paydaşlarının Rol ve Görevleri
Proje ekibinde bulunacak olan uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: Unvan Görevleri Proje Yöneticisi - Proje paydaşları arasındaki koordinasyonu sağlar; takip ve denetimini yapar.
- Projeyi kapsam, zaman, maliyet ve kalite boyutları açısından izler ve yönetir.
- Periyodik toplantı ve raporlar ile tüm paydaşların projeyle ilgili güncel bilgiye ulaşmasının sağlar.
- Proje sürecinde oluşabilecek muhtemel riskleri devamlı olarak izler ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
Sistem/Altyapı Uzmanı - İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortam kurulumu konusunda müşteriyi yönlendirir.
- Performans izleme ve iyileştirme konusunda çalışmalar yapar.
Yazılım Geliştirme Uzmanı - Uygulama için gerekli kodları Analiz ve Tasarım dokümanına uygun şekilde üretir.
- Gerekli teknik dokümanları hazırlar.
- Üretilen kodların testini yapar ve kaliteli ürün teslimi konusunda katkı sağlar.
LOGO Ürün/Modül Uzmanı - Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesine yardımcı olur.
- Müşteri ihtiyaçlarını üründe implemente/konfigure eder.
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını oluşturulmasında analiste yardımcı olur.
- Diğer proje dokümanlarının oluşturulmasına katkı sağlar.
- Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
- Kullanıcı kabul testlerinin senaryo/vaka hazırlığına ve yapılması test uygulanma seansına yardımcı olur.
- Canlı kullanım için data aktarımlarının yapar.
- Canlı kullanım desteği sağlar.
İş Analisti
- Müşterinin proje beklentilerini ve ürün ihtiyaçlarının belirlenmesine katkı sağlar.
- Müşteri iş birimlerinin mevcut ve hedef süreçlerinin anlaşılmasını ve dokümante edilmesini sağlar.
- Müşteri iş birimlerinin hedef süreçlerini iyileştirmeye çalışır.
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlar.
- Projede ihtiyaç duyulan tasarımları gerçekleştirir.
- Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
- Anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
- Test senaryolarını ve test vakalarını oluşturur.
Müşteri tarafında proje ekibinde bulunması beklenen uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: Unvan Görevleri Müşteri Proje Yöneticisi - Proje ekibi ile ilgili iş birimleri arasındaki koordinasyonu sağlar.
- İş birimlerinden istenen bilgi ve belgelerin takibini yapar.
- Toplantı organizasyonlarında Firma Proje Yöneticisi ile karşılıklı mutabakat yaparak zaman planı oluşturur.
- Değişiklik taleplerini konsolide edip Firma Proje Yöneticisi ile mutabakat sağlar.
- Proje üst kuruluna yapılacak sunumları Firma Proje yöneticisi ile birlikte hazırlar.
Sistem/Altyapı Sorumlusu - İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortamın kurulumunu yapar.
- Database ile ilgili yapılacak çalışmalarda proje ekibine destek olur.
Bilgi Güvenliği Uzmanı
- Sistem içinden veya dışardan erişimler ile ilgili yetkileri düzenler ve koordine eder.
- Proje çalışmalarının müşterinin güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler.
- Kimlik Yönetimi ile ilgili politikanın yönlendirilmesini ve denetlenmesini sağlar.
- Verinin güvenli saklanması, transferi ve işlenmesi işlemlerinin müşteri güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler.
Deneyimli Anahtar Kullanıcı - İlgili iş biriminin süreçlerine hâkimdir ve projeye yeterli zaman ayırır.
- Süreçlere ilişkin oluşturulacak analiz ve tasarım dokümanına yardımcı olur.
- Proje ekibinin istediği bilgi ve dokümanların oluşturulması ve paylaşılması konusunda yardımcı olur.
- Kullanıcı kabul testlerinin uygulanması aşamasında rol alır.
İş Analisti
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlanmasına yardımcı olur.
- İş birimleri, anahtar kullanıcıları ve Firma proje ekibi ile birlikte çalışarak müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar.
- Proje ile ilgili tespit edilen kullanıcı ve sistem ihtiyaçlarının dokümanlarının hazırlanmasında Firma proje ekibine yardımcı olur.
- Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
- Test senaryolarını ve test vakalarının oluşturulmasında Firma Proje ekibine yardımcı olur.
Proje Büyüklüğüne Göre Oluşturulması Beklenen Çıktılar
Logo Proje Yönetim Metodolojisi, projelerde ihtiyaç duyulabilecek minimum doküman setini hazırlama amacı gözetilerek tasarlanmıştır. Projelerde izlenecek aşamalar ve her aşama sonrasında oluşması beklenen çıktılar aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Projelerdeki özel ihtiyaçlara göre bu tabloda yer almayan çıktılar ise opsiyonel olarak üretilebilir.
Her aşamada üretilecek dokümanların zorunluluğu belirlenirken “proje büyüklüğü” kavramı göz önünde tutulmuştur. Buna göre; aşağıdaki 2 farklı büyüklükteki projeler için zorunlu olan dokümanlar “X” ile belirtilmiştir.
- En fazla 2 hafta sürecek projeler (en fazla 10 adam günlük projeler)
- 2 haftadan fazla sürecek projeler (adam gün bağımsız)
| Proje Dokümanları | Proje Büyüklüğü | |||
|---|---|---|---|---|
| Aşama | Dokümanlar | Şablon İndir | 0-2 Hafta Arası ve en fazla 10 Adam/Günlük Projeler | 2+ Hafta ve 10+ Adam/Günlük Projeler |
| Satış Öncesi Süreçler | Proje Bilgi Formu | X | ||
| Proje Kapsam Dokümanı | Proje Kapsam Dokümanı.docx | X | X | |
| Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi | Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi.xlsx | X | X | |
| Proje Teklifi | X | X | ||
| Proje Sözleşmesi | X | X | ||
| Proje Açılışı | Proje Açılış Belgesi | Proje Açılış Belgesi.docx | X | |
| Proje Açılış Sunumu | LOGO Proje Açılış Toplantısı.pptx | X | ||
| Hazırlık | Proje Takvim ve Zaman Planı | X | ||
| Proje Çalışma Dosyası | Çalışma Dosyası.xlsx | |||
| Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları | Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları.docx | X | ||
| İletişim Planı | Iletişim Planı.docx | X | ||
| İmplementasyon için Gerekli Bilgiler | ||||
| Analiz, Tasarım,Geliştirme / Konfigürasyon | Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı | Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı | X | |
| Test Case Dokümanı | Test Case Dokümanı.xlsx | |||
| Anahtar Kullanıcı Eğitimi | Kullanım Klavuzu | X | ||
| Eğitim Katılım Formu | Eğitim Katılım Formu.docx | |||
| Kullanıcı Kabul Testi | Kullanıcı Test Onayı | Kullanıcı Test Onayı.docx | X | X |
| Canlıya Geçiş | Canlı Geçiş Onayı | Canlı Geçiş Onayı.docx | X | |
| Kapanış | Proje/Faz Kapanış Tutanağı | ProjeFaz Kapanış Tutanağı.docx | X | X |
| Müşteri Geri Bildirim Formu | Müşteri Geri Bildirim Formu.docx | X | X | |
| Proje Kapanış Sunumu | ||||
| İzleme Kontrol | Proje Performans Raporu | Proje Performans Raporu.xls | X | X |
| Proje Toplantı Tutanağı | Proje Toplantı Tutanağı- [yyyy.aa.gg].docx | X | X | |
| Hizmet Formu | Hizmet Formu- [yyyy.aa.gg].docx | X | X | |
| Haftalık Proje Durum Raporu | Haftalık Proje Durum Raporu-[W01.yyyy.aa.gg].docx | X | ||
| Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formu | Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formu.docx | X | ||
| Sistem/Altyapı | Topoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri | Topoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri | ||
| Database ve Sistem İnceleme Raporu | Database ve Sistem İnceleme Raporu.docx | |||
Proje Türleri
Logo Proje ekiplerince yürütülen proje türleri aşağıdaki gibi ayrıştırılmıştır:
| İmplementasyon Projeleri | Logo markalı ürünlerin, müşterilere implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir. |
| Ek Projeler | Öncesinde Logo markalı bir ürünün implemente edildiği müşterilerdeki yeni ürün implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde de, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir. |
| Destek Danışmanlık Hizmetleri | Projesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir. |
| Şirket içi Projeler | Logo Yazılım’ın kendi bünyesine yürütülen projelerin takip edildiği proje türüdür. Proje yönetiminin ve dokümantasyonun yapılması beklenir. |
| İş Takip Projeleri | Herhangi bir proje veya bakım sözleşmesi kapsamında yürütülmeyen ancak rutin ve periyodik işlerle birlikte, satış öncesi süreçler için sarfedilen eforları takip altına almak için kullanılan bir proje türüdür. Satış Öncesi Süreçler için yapılan çalışmalarda metodolojiden faydalanılması beklenir. |
| Özel Yazılım Projeleri | Logo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. İmplemantasyon projelerinden farklı olduğu için ayrı bir türle takibi sağlanmıştır. Proje yönetim metodolojisinin uygulanması beklenmektedir. |
| Özel Yazılım Destek Hizmetleri | Logo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. Projesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir. |
C. SÜREÇ ADIMLARI
1. SATIŞ ÖNCESİ SÜREÇLER
ÖN ANALİZ SÜRECİ
Proje fırsatının oluşmasının ardından müşteri ile ilk görüşme gerçekleştirilir. İlk görüşmeden itibaren, müşterinin ihtiyaçlarının anlaşılması, bu ihtiyaçlara yönelik çözümlerin netleştirilmesi ve sağlıklı bir teklif verilebilmesi için gerekli bilgilerin toplanması amaçlanır.
| GİRDİLER |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Ön analiz adımı özellikle, müşterinin genel yapısının, projeden beklentilerinin, genel kısıtların ve çözümü oluşturacak olan lisanslar, özel geliştirmeler, entegrasyon noktaları, sağlanması gerek hizmetler gibi bileşenlerin öğrenildiği adımdır.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ÇIKTILAR |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| KONTROL LİSTESİ | Ön analiz süreci boyunca aşağıdaki sorulara cevap aranır ve bu cevaplar netleşene kadar ön analiz süreci devam eder.
|
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Müşteriyle ilk görüşmenin ardından, ilgili Satış Danışmanı, “Proje Bilgi Formu” oluşturur ve doküman takip sistemlerine yükler. Ön analiz sürecinin sonunda ise, satış öncesi sürece dahil olan proje danışmanı Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulur. Proje danışmanı, bu süreçte oluşan veya müşteri tarafından iletilen tüm dokümanları doküman takip sistemlerine ekler. Not: Müşteriyle ilk görüşmenin sonucunda “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturmak için yeterli bilgiler sağlandıysa “Proje Bilgi Formu” yerine sadece “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulabilir. |
TEKLİF
Teklif aşamasında, Ön analiz sürecinde oluşturulan kapsam dokümanından faydalanılarak teslimatların ve bunlara harcanacak adam/gün eforların tespiti gereklidir. Efor tespitinin yanı sıra, proje takviminin oluşturulması için kaynak ve zaman planlamasının da yapılması gerekmektedir.
| GİRDİLER |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ÇIKTILAR |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| KONTROL LİSTESİ | Teklif onayının, reddinin veya ertelenmesinin ardından bu aşama son bulur. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Bu süreçte oluşan aşağıdaki dokümanların doküman yönetim sistemine eklenmesi beklenir:
|
SÖZLEŞME
Teklif kabulünün ardından ilgili taraflar ile sözleşme müzakeresine geçilir. Proje hizmet sözleşmeleri yapılırken; onaylanan teklif kapsamı göz önünde tutularak bir sözleşme hazırlanır. Sözleşme müzakere sürecinin daha kolay ve hızlı yönetilebilmesi için hazır sözleşme formatlarından faydalanılması avantaj sağlar. Sözleşme maddelerinde karşılıklı müzakereler yapıldıktan sonra doküman son haline getirilir ve imza sürecine geçilir. Sözleşme imza süreci tamamlanmadan projelerin başlatılması önerilmez.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
|
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Sözleşme formatında olması önerilen başlıklar:
|
| ÇIKTILAR | Onaylı Sözleşme |
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Sözleşme maddeleri üzerinde mutabık kalınarak imzaların atılmasının ardından süreç sona erer. |
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
İlgili Satış veya Proje Danışmanı;
|
2. PROJE SÜRECİ
HAZIRLIK
Hazırlık aşaması, projenin verimli bir şekilde ilerleyebilmesi için gereken planların yapılması ve bu planların tüm proje paydaşları ile paylaşılmasını içerir.
| GİRDİLER |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Projenin hazırlık aşamasında aşağıdaki konuların tamamlanması beklenir:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ÇIKTILAR |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Proje Başlangıç Toplantısının yapılmasının ardından süreç sonlanmış sayılır.
|
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Proje yöneticisi, Proje Takvim ve Zaman Planı, Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları, İletişim Planı ve Risk Planı dokümanlarını oluşturur. TÜm paydaşların ve proje üst kurulunun katılacağı bir Proje Açılış Toplantısı düzenler ve toplantıda "Proje Açılış Toplantı Sunumu"nu kullanarak projenin tanıtımını yapar. Toplantı sonrasında ise, tüm paydaşlarla "Proje Açılış Belgesi" paylaşır. Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
|
Proje takibi ve dokümantasyonu için kullanılan bir platform yok ise ANALİZ
Analiz sürecinde, proje gereksinimlerinden yola çıkılarak kapsam dahilindeki iş süreçlerinin detaylı olarak incelenmesi hedeflenir. Mevcut iş süreçleri, iş yapış şekilleri ve operasyonel prosedür ve işleyişler bu aşamada netleştirilmelidir. Analizler esnasında mevcut işleyişin resmedilmesi esas tutulmakla birlikte süreç iyileştirme adına da kilit noktaları belirlemek proje kazanımlarını artıracaktır.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Mevcut Durum (As-is) Analizi: Müşterilerin, proje kapsamındaki süreçleri analiz edilirken; mevcut iş yapış şekilleri ve bu aşamalarda bağlı kaldıkları süreç kuralları, kullandıkları ürün, araç ve yöntemler incelenmelidir. Bir süreç analiz edilirken; sürecin kuruma nasıl değer kattığı veya değer yarattığı; kurumun amaç ve stratejileri ile nasıl hizalandığı; hangi derecede yeterli, etkili, tekrarlı, ölçümlenen, kontrollü, kullanılan ve şeffaf olduğu ve olması gerektiği araştırılmalıdır. Bu sayede değişim ve dönüşüm için fırsatları tespit edebilme şansı da artar. Mevcut durum analizi yapılırken; süreçlerin aktörleri ve entegre sistemler ile ilişkilerin detaylandırılması için İş Süreci Modellemesi Notasyonu (BPMN) çizimlerinden faydalanılabilir. Çizilen süreç görsellerinin üzerinden müşteri ile toplantı ortamında geçmek mevcut durumun netleştirilmesi için fayda sağlar. Bağlam (Context) Diyagramları: Ön Analiz sürecinde toplanan gereksinimlerin ve mevcut durum analizinin çıkarılmasıyla birlikteBağlam(Context) diyagramlarının çizilmesi önemle tavsiye edilir. Bu diyagramlarda; mevcut sistemin sınırlarını, entegrasyon noktalarını ve iletişimde olunan paydaşları tek bir görselde resmetmek mümkündür. Kullanım Senaryosu (Use Case) Diyagramları: Sistemsel gereksinimlerin belirlenmesinin ardından fonksiyonel analizler yapılırken Use Case Analizinden faydalanılması önerilir. Bu yöntemle; mevcut ve de tasarlanacak sistemin fonksiyonlarını (modüller veya formlar seviyesine indirgenebilir) ve bu fonksiyonları kullanacak aktörleri belirlemek mümkündür. Use case diyagramlar çizildikten sonra her bir fonksiyon-aktör ilişkisine denk gelen kullanım senaryolarının (use case spesification) yazılması tavsiye edilir fakat detaylı bir analiz çalışması olduğundan ayrıca değerlendirmeye alınabilir. Bu senaryolarda, aktörlerin her bir fonksiyon için işleme nasıl başlayacağı, hangi süreçleri hangi koşullarda ilerleteceği ve sonlandırılacağı yazılır. Ürün Özelliklerini ve Ön Analiz Soruları Değerlendirme: Geliştirme/Konfigurasyonu yapılacak ürünlere ait önceden oluşturulmuş ön analiz sorularından faydalanılarak gereksinimlerin detaylandırılmasını hedefler. Ürünlerin özellikleri ön planda tutularak bunların müşterideki kullanımıyla ilgili sorular yöneltilir ve cevaplara göre ürün kullanımının sınırları çizilir. Benzer şekilde; bu ürün özelliklerinden yola çıkılarak oluşturulmuş; süreçlere ilişkin detaylı veri almayı hedefleyen Ön Analiz Sorularının kullanılması da faydalı bir yöntemdir. |
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında analiz süreci bitirilebilir:
|
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Proje yöneticisi;
|
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Analiz Dokümanının asli amacı, bu aşamada elde edilen verilerin müşteri tarafından teyit edilebilmesini sağlamaktır. Ek fayda olarak sonraki projelere kaynak olması, kurumsal bilgi havuzunu artırması açısından da çok faydalıdır. Analiz Dokumanı ve diğer dokümanların işler yapılırken oluşturulması en verimli yöntemdir. Sonradan doküman oluşturma, ek efor maliyeti doğurmakla birlikte bilgilerin kaybolması veya unutulması riskini de beraberinde getirir; bu nedenle ana doküman çatısının analiz sürecinde oluşturulması; sonrasında da formatsal detaylandırmaların yapılması tercih sebebi olmalıdır. |
...