Kets Docplace Doküman Yönetimi Entegrasyonu

Amaç

Akışta form üzerine eklenen dokümanlar için;

• Dokümanlarının bir rest aktivitesi üzerinden Kets Docplace'e gönderilmesi
• Logo Flow’daki doküman verisinin(binary data) belli aralıklarla aktarılarak Kets Docplace üzerinde saklanması

amaçlanmıştır.

İki farklı amaç için iki farklı şekilde entegrasyon yapılabilmektedir:

1. Aktivite kullanımı ile akış üzerinden anlık entegrasyon sağlamak 
   
   1. Doküman Tipi olarak Tiger ve Netsis seçildiğinde ERP kayıtları ile ilişkilendirilir ve böylece dokümanlara ERP’deki doküman tuşu üzerinden erişilebilir.
   2. Doküman Tipi olarak kullanıcı tanımlı bir seçim yapıldığında Kets içerisinden erişilebilir.
2. "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" otomatik süreç tanımı ile periyodik entegrasyon yaparak LFLOW veritabanının yoğunluğunu azaltmak
      
   
   

Sonuç

Örnek Senaryolar: 

• Yalnızca Aktivite kullanımı: Aktivite kullanımı yapıldığında iş üzerindeki bir dosya LFLOW >NWFFILES tablosunda tutulmaya devam edilirken, Aktivite Kets Docplace veritabanına da kopyası olan bir dosya gönderilmiş olur.
  (Sonuç: 2 aynı kopyanın biri LFLOW diğeri Kets üzerinde tutulur.)
  
• Yalnızca Otomatik Süreç kullanımı: "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" otomatik süreç tanımı ile LFLOW > NWFFILES üzerindeki dosya Kets Docplace'e "LOGO FLOW Dokümanı" tipi ile gönderilir.
  (Sonuç: İş üzerindeki dosya LFLOW veri tabanı yerine sadece Kets üzerinde tutulur.)
• Hem Aktivite hem Otomatik Süreç kullanımı:
  Dosya;
    Aktivite kullanımında aktivite üzerinde seçilen doküman tipi ile Kets Docplace'e gönderilir.
    Otomatik süreç ile LFLOW veritabanında tutulan dosya "LOGO FLOW Dokümanı" tipi ile Kets Docplace'e gönderilir. 
  (Sonuç: 2 aynı kopyanın ikisi de Kets üzerinde iki farklı doküman tipi ile tutulmuş olur.)

Gereksinimler

1- Kets Docplace Rest Servis 
     (Tiger ya da Netsis ERP ürünleri varsa ilgili sunucu üzerinde, yok ise Kets Docplace kurulu sunucu üzerinde Kets Rest servisinin çalışır durumda bulunması)
     
2- Aktivite kullanımında Tiger - Netsis dışında özel bir Doküman tipi seçilmek isteniyorsa, Kets Docplace Pro kullanılıyor olmalıdır.

İş üzerindeki dosyaların bir doküman tipi eşlenmesi yapılarak, ilgili akış adımına gelindiğinde Kets Docplace'e gönderilmesi:
    (Not: ERP içerisinden dokümanlara erişim için ilgili ERP (Tiger - Netsis) seçilerek aktivite kullanılabilir. Kets Docplace Basic Lisans ile kullanılabilir)
    (Not2: Kets Özel Doküman tipleri ile ilişkilendirilerek Kets içinden erişilebilmesi (Kets Docplace Pro lisans ile kullanılabilir)

3- "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" otomatik süreç tanımı kullanılacak ise, Kets Docplace Pro kullanılıyor olmalıdır.

LFLOW veri tabanında tutulan dosyaların belirlenmiş zamanlarda boşaltılarak Kets Docplace üzerine atılması:
    (Not: Dosyalara erişim için Kets Docplace Pro lisans modeli kullanılabilir)

Servis Ayarları

Mevcut ayarlar sunucu üzerinde "Ayarlar Servisi > LFlow Servis Ayarları > Kets Docplace Servis Ayarları" altında bulunur.

Rest Servis Adres: Kets Docplace Rest Servis adresi girilmelidir.

Kullanıcı Adı: Kets Docplace Rest servis kullanacak yetkili kullanıcı adı girilmelidir.

Şifre: Kets Docplace Rest servis kullanacak yetkili kullanıcı şifresi girilmelidir.

Tasarım Aracı

Aktivite Kullanımı

Akış tasarım sırasında Kets Docplace Rest Servis aktivitesi sürükle bırak işlemi ile akış tasarım ekranına bırakılır.

( "Tasarım Aracı > Servis Aktiviteleri > Kets Docplace Rest Servis") bknz: Kets Docplace Rest Servis Aktivitesi

1. Kets Docplace Rest Servis Aktivitesi > Doküman Ayarları bölümüne tıklanır.
2. Doküman tipi açılır listesi içerisinden ilgili doküman tipi seçilir.
   1. ERP entegrasonu için Tiger için Logo, Netsis için Netsis Doküman Tipi seçilebilir.
   2. Kets Docplace Pro lisans kullanılıyorsa, uygulama içerisinden yaratılmış olan özel Doküman Tipleri görüntülenerek seçim yapılabilir. Bu eşleme ile gönderilen dokümanlara Kets Docplace uygulaması içinden erişilebilir.

Otomatik Süreç Kullanımı

1. "Tasarım Aracı >Genel İşlemler > Otomatik Süreç Tanımlama" ekranı açılır
   

    Ekran Görüntüsü...

   

2. Tip Olarak "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" seçilir

    Ekran Görüntüsü...

   

3. "Doküman Ayarları" bölümünden LFLOW veritabanında tutulan dokümanlar için aktarma periyodu belirlenir.

4. Belirlenen zaman geldiğinde, "Devam Ediyor" durumdaki işler dışındaki tüm durumlar için (Tamamlandı - Hatalı - İptal) işe eklenmiş dokümanlar Kets Docplace uygulamasına gönderilir.
5. Yetkili kullanıcı gönderilmiş ve gönderilebilecek dosya sayısı ve boyutu hakkında durum bilgisine "Sistem Takip | Dosya Durumu" bölümünden erişebilir.

Sistem Takip Ekranı | Dosya Durumu

Amaç: 
Otomatik süreç tanımı ile aktarılmış - aktarılabilecek dosya sayı ve boyutu hakkında bilgi alabilme

• "Portal > Yönetici İşlemleri > Sistem Takip" ekranı sağ üst köşesinde bulunan ikon ile bilgilere ulaşılabilir.

Doküman Hata Loglarının Görüntülenmesi

Portal üzerinde hata alındığında son işlem logları görüntülenmek istenirse;