Tahsis işlemi varlığın bir organizasyonel birime, personele, cari hesaba, varlık, ambara ya da varlık kısmına belirsiz bir süre kullanımı için ayrılması işlemidir.
Tahsis işlemi Hareketler menüsü altındaki Tahsis Fişleri ile tek bir varlık için yapılır. Toplu olarak tahsis talebi oluşturulmak istenirse İşlemler menüsü altında bulunan Toplu Tahsis Talebi Oluşturma işlemi kullanılır. İşlem sonunda, işlemdeki tüm satırlar için tahsis talebi oluşur.
Fiş Başlık Bilgileri
Tarih: Fiş tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Saat: Fiş kayıt saatidir. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir.
Özel Kod: Tahsis hareketlerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, tahsis fişlerini kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Belge Numarası: Tahsis fişi belge numarasıdır. Bu alan 16 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Talep Eden Bölüm: Toplu tahsis işlemini talep eden bölüm bilgisi seçimi yapılır.
Talebi Onaylayan Bölüm: Toplu tahsis işlemini onaylayacak olan bölüm bilgisidir.
Fiş satırlarından tahsis işlemine ait bilgiler Varlık, Hedef Tahsis Yeri ve Hareket başlıkları altında bölümlendirilmiş alanlardan kaydedilir.
Varlık Bilgileri
Talep Türü: Talep türünün belirlendiği alandır. Varlık, Varlık Kısmı, Varlık Grubu seçeneklerini içerir.
Varlık: Tahsis edilecek sabit kıymet varlık ise türü varlık seçilir.
Varlık Kısmı: Tahsis edilecek sabit kıymet varlık kısmı ise türü varlık kısmı seçilir.
Varlık Grubu: Tahsis edilecek sabit kıymet varlık grubu ise türü varlık grubu seçilir.
Varlık Kategorisi: Tahsis edilen varlığın ait olduğu kategoridir.
Varlık Türü: Tip olarak varlık seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Varlık Kısmı Türü: Tip olarak varlık kısmı seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık kısmı türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Varlık Kodu: Tahsis edilen varlığın kodudur. Eğer tahsis bir talebe bağlı olarak yapılıyorsa ve talep edilen bir malzeme ise ilgili malzemeye bağlı varlıkları listeleyerek 'kullanılabilir' ya da 'tahsiste' olanlar arasından seçim yapılabilir. Eğer talep edilen bir varlık ise ve ilgili varlık 'kullanılabilir' ise talep edilen varlığın kodu öndeğer olarak bu alana gelir ancak ilgili kategorideki varlıkları listeleyerek 'kullanılabilir' başka bir varlık da seçilebilir.
Varlık Açıklaması: Tahsis edilen varlığın açıklamasıdır. Varlık kodu girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı varlıklar listelenir, seçim ya da yeni tanım yapılabilir.
Talep Nedeni: Talep nedeninin belirtildiği alandır.
Tahsis Yeri Bilgileri
Tip: Varlığın hedef tahsis yeri tipidir. Mevcut tahsis yeri 'serbest' ise hedef tahsis yeri 'Varlık/Varlık Kısmı/Org. Birim/ Personel/Cari Hesap' olabilir.
Kategori: Eğer tahsis yeri tipi 'varlık' ya da 'varlık kısmı' ise gayrimenkul, nakil vasıtası ve ekipman seçenekleri listelenir ve seçim yapılır.
Varlık Kısmı Tür: Tip olarak varlık kısmı seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık kısmı türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Kod: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak (varlık, varlık kısmı, ambar, organizasyonel birim, personel, cari hesap) tahsis yeri kodudur. İlgili kayıtlar listelenir ve seçim yapılır. Kod alanından tipe bağlı olarak ilgili kayıtlara ulaşılarak 'kullanımda' ya da 'kullanılabilir' olanlar arasından seçim yapılır.
Açıklama: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak (varlık, varlık kısmı, ambar, organizasyonel birim, personel, cari hesap) tahsis yeri açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Açıklama alanından tipe bağlı olarak ilgili kayıtlara ulaşılarak 'kullanımda' ya da 'kullanılabilir' olanlar arasından seçim yapılır.