İÇİNDEKİLER
A. GİRİŞ
Sözlük
| B |
|---|
| Bağlam: Organizasyonlar açısından bakarsak, onu oluşturan, etkilediği veya etkilendiği tüm varlıklar ve bunların etkileşimidir. Bağlam, tutumları, davranışları, inançları, rakipleri, kültürü, demografiyi, hedefleri, hükümetleri, altyapıyı, dilleri, süreçleri, ürünleri, projeleri, satışları, terminolojiyi, teknolojiyi ve tanımı karşılayan herhangi bir unsuru içerebilir. |
| D |
| Değer(Value): Değer, potansiyel veya gerçekleşen getiriler ve iyileştirmelerdir. Başka bir açıdan ise zararın, riskin ve maliyetin azaltması da yine sağlanan değerledir. Değer somut bir fayda olabileceği gibi veya soyut bir kazanımda olabilir. Maddi değerler doğrudan ölçülebilir. Maddi olmayan değerler dolaylı olarak ölçülür.Bunlar değer genellikle bir şirketin itibarı veya çalışanların morali gibi önemli bir motivasyon bileşenine sahiptir. Bazı durumlarda, değer mutlak terimlerle ifade edilebiliyorken çoğu durumda göreceli terimlerle değerlendirilir. Bir çözüm seçeneği belirli bir paydaş grubunun bakış açısına göre diğerinden daha değerli olabilir. |
| E |
| Efor: Proje hizmetleri için harcanacak iş gücünü ifade eder. |
| G |
| Gereksinim : İhtiyacın kullanılabilir bir sunumudur. Bir gereksinimin yerine getirilmesi durumunda ne tür bir değerin sağlanabileceğini anlamaya odaklanır. |
| İ |
| İhtiyaç: Ele alınması gereken bir sorun veya fırsat. İhtiyaçlar, paydaşların harekete geçmesini sağlayarak değişimlere neden olabilirler. |
| İş Analizi: İhtiyaçları tanımlayıp paydaşlara değer katan çözümler önererek bir işletmede değişimi sağlama uygulamasıdır. İş analizi, bir işletmenin ihtiyaçlarını ve değişim gerekçesini ifade etmesini, değer sağlayabilecek çözümleri tasarlayıp tanımlamasını sağlar. |
| P |
| Paydaş(lar) : Projeye aktif olarak katılan veya projenin yürütülmesinden olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya kuruluşlardır. |
| R |
| RFP (Request for Proposal): Teklif Talep Formu. Müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini anlattığı ve teklife kaynak oluşturan dokümandır. |
| T |
| Teslimat: Proje veya fazlar sonunda müşteriye verilecek ürün veya hizmetler olarak tanımlanır. |
B. LOGO PROJE YÖNETİM METODOLOJİSİ
Genel Yaklaşım
Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, Logo ekosistemi içerisinde gerçekleştirilen tüm projelerin standart bir method ve yöntemle yürütülebilmesi için geliştirilmiş bir proje yönetim yaklaşımıdır. Metodoloji; PMI, Agile, Kanban gibi çeşitli yöntemlerden faydalanılarak hibrit bir şekilde oluşturulmuştur.
Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, proje büyüklüğü ve proje türü ayrımı gözetilmeksizin Logo ve iş ortakları tarafından gerçekleştirilen tüm projeleri kapsayacak şekilde tasarlanmıştır.
Logo Proje Yönetim Metodolojisinin dayandığı temel ilkeleri aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:
- Anahtar kullanıcılar ve danışmanlar arasındaki iş birliğini yüksek tutmak, kullanıcıların sürece aktif katılımlarını sağlamak, böylelikle yaşanabilecek olumsuzlukları erkenden görebilmek
- Kullanıcıların ürünlere erkenden adapte olmasını sağlamak; bu sayede süreçlere uyan, geliştirilmeye müsait veya uymayan özellikleri erkenden öngörebilmek
- Projelerin kapsam, maliyet ve zaman boyutlarının disiplinli bir şekilde yönetilmesini sağlamak,
- Proje risk ve kazanımlarını yakından takip etmek, değişiklik yönetimini uygulayarak proje kazalarını minimuma indirmek, projenin kaliteli teslimini güvence altına almak
Logo Proje Yönetim Metodolojisini anlatan süreç haritası:
Proje Organizasyon Şeması
Proje Paydaşlarının Rol ve Görevleri
Proje ekibinde bulunacak olan uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: Unvan Görevleri Proje Yöneticisi - Proje paydaşları arasındaki koordinasyonu sağlar; takip ve denetimini yapar.
- Projeyi kapsam, zaman, maliyet ve kalite boyutları açısından izler ve yönetir.
- Periyodik toplantı ve raporlar ile tüm paydaşların projeyle ilgili güncel bilgiye ulaşmasının sağlar.
- Proje sürecinde oluşabilecek muhtemel riskleri devamlı olarak izler ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
Sistem/Altyapı Uzmanı - İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortam kurulumu konusunda müşteriyi yönlendirir.
- Performans izleme ve iyileştirme konusunda çalışmalar yapar.
Yazılım Geliştirme Uzmanı - Uygulama için gerekli kodları Analiz ve Tasarım dokümanına uygun şekilde üretir.
- Gerekli teknik dokümanları hazırlar.
- Üretilen kodların testini yapar ve kaliteli ürün teslimi konusunda katkı sağlar.
LOGO Ürün/Modül Uzmanı - Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesine yardımcı olur.
- Müşteri ihtiyaçlarını üründe implemente/konfigure eder.
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını oluşturulmasında analiste yardımcı olur.
- Diğer proje dokümanlarının oluşturulmasına katkı sağlar.
- Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
- Kullanıcı kabul testlerinin senaryo/vaka hazırlığına ve yapılması test uygulanma seansına yardımcı olur.
- Canlı kullanım için data aktarımlarının yapar.
- Canlı kullanım desteği sağlar.
İş Analisti
- Müşterinin proje beklentilerini ve ürün ihtiyaçlarının belirlenmesine katkı sağlar.
- Müşteri iş birimlerinin mevcut ve hedef süreçlerinin anlaşılmasını ve dokümante edilmesini sağlar.
- Müşteri iş birimlerinin hedef süreçlerini iyileştirmeye çalışır.
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlar.
- Projede ihtiyaç duyulan tasarımları gerçekleştirir.
- Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
- Anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
- Test senaryolarını ve test vakalarını oluşturur.
Müşteri tarafında proje ekibinde bulunması beklenen uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: Unvan Görevleri Müşteri Proje Yöneticisi - Proje ekibi ile ilgili iş birimleri arasındaki koordinasyonu sağlar.
- İş birimlerinden istenen bilgi ve belgelerin takibini yapar.
- Toplantı organizasyonlarında Firma Proje Yöneticisi ile karşılıklı mutabakat yaparak zaman planı oluşturur.
- Değişiklik taleplerini konsolide edip Firma Proje Yöneticisi ile mutabakat sağlar.
- Proje üst kuruluna yapılacak sunumları Firma Proje yöneticisi ile birlikte hazırlar.
Sistem/Altyapı Sorumlusu - İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortamın kurulumunu yapar.
- Database ile ilgili yapılacak çalışmalarda proje ekibine destek olur.
Bilgi Güvenliği Uzmanı
- Sistem içinden veya dışardan erişimler ile ilgili yetkileri düzenler ve koordine eder.
- Proje çalışmalarının müşterinin güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler.
- Kimlik Yönetimi ile ilgili politikanın yönlendirilmesini ve denetlenmesini sağlar.
- Verinin güvenli saklanması, transferi ve işlenmesi işlemlerinin müşteri güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler.
Deneyimli Anahtar Kullanıcı - İlgili iş biriminin süreçlerine hâkimdir ve projeye yeterli zaman ayırır.
- Süreçlere ilişkin oluşturulacak analiz ve tasarım dokümanına yardımcı olur.
- Proje ekibinin istediği bilgi ve dokümanların oluşturulması ve paylaşılması konusunda yardımcı olur.
- Kullanıcı kabul testlerinin uygulanması aşamasında rol alır.
İş Analisti
- Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlanmasına yardımcı olur.
- İş birimleri, anahtar kullanıcıları ve Firma proje ekibi ile birlikte çalışarak müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar.
- Proje ile ilgili tespit edilen kullanıcı ve sistem ihtiyaçlarının dokümanlarının hazırlanmasında Firma proje ekibine yardımcı olur.
- Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
- Test senaryolarını ve test vakalarının oluşturulmasında Firma Proje ekibine yardımcı olur.
Proje Büyüklüğüne Göre Oluşturulması Beklenen Çıktılar
Logo Proje Yönetim Metodolojisi, projelerde ihtiyaç duyulabilecek minimum doküman setini hazırlama amacı gözetilerek tasarlanmıştır. Projelerde izlenecek aşamalar ve her aşama sonrasında oluşması beklenen çıktılar aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Projelerdeki özel ihtiyaçlara göre bu tabloda yer almayan çıktılar ise opsiyonel olarak üretilebilir.
Her aşamada üretilecek dokümanların zorunluluğu belirlenirken “proje büyüklüğü” kavramı göz önünde tutulmuştur. Buna göre; aşağıdaki 2 farklı büyüklükteki projeler için zorunlu olan dokümanlar “X” ile belirtilmiştir.
- En fazla 2 hafta sürecek projeler (en fazla 10 adam günlük projeler)
- 2 haftadan fazla sürecek projeler (adam gün bağımsız)
| Proje Dokümanları | Proje Büyüklüğü | |||
|---|---|---|---|---|
| Aşama | Dokümanlar | Şablon İndir | 0-2 Hafta Arası ve en fazla 10 Adam/Günlük Projeler | 2+ Hafta ve 10+ Adam/Günlük Projeler |
| Satış Öncesi Süreçler | Proje Bilgi Formu | X | ||
| Proje Kapsam Dokümanı | Proje Kapsam Dokümanı.docx | X | X | |
| Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi | Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi.xlsx | X | X | |
| Proje Teklifi | X | X | ||
| Proje Sözleşmesi | X | X | ||
| Proje Açılışı | Proje Açılış Belgesi | Proje Açılış Belgesi.docx | X | |
| Proje Açılış Sunumu | LOGO Proje Açılış Toplantısı.pptx | X | ||
| Hazırlık | Proje Takvim ve Zaman Planı | Örnek Proje Planı.mpp | X | |
| Proje Çalışma Dosyası | Çalışma Dosyası.xlsx | |||
| Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları | Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları.docx | X | ||
| İletişim Planı | Iletişim Planı.docx | X | ||
| İmplementasyon için Gerekli Bilgiler | ||||
| Analiz, Tasarım,Geliştirme / Konfigürasyon | Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı | Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı | X | |
| Test Case Dokümanı | Test Case Dokümanı.xlsx | |||
| Anahtar Kullanıcı Eğitimi | Kullanım Klavuzu | X | ||
| Eğitim Katılım Formu | Eğitim Katılım Formu.docx | |||
| Kullanıcı Kabul Testi | Kullanıcı Test Onayı | Kullanıcı Test Onayı.docx | X | X |
| Canlıya Geçiş | Canlı Geçiş Onayı | Canlı Geçiş Onayı.docx | X | |
| Kapanış | Proje/Faz Kapanış Tutanağı | ProjeFaz Kapanış Tutanağı.docx | X | X |
| Müşteri Geri Bildirim Formu | Müşteri Geri Bildirim Formu.docx | X | X | |
| Proje Kapanış Sunumu | ||||
| İzleme Kontrol | Proje Performans Raporu | Proje Performans Raporu.xls | X | X |
| Proje Toplantı Tutanağı | Proje Toplantı Tutanağı- [yyyy.aa.gg].docx | X | X | |
| Hizmet Formu | Hizmet Formu- [yyyy.aa.gg].docx | X | X | |
| Haftalık Proje Durum Raporu | Haftalık Proje Durum Raporu-[W01.yyyy.aa.gg].docx | X | ||
| Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formu | Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formu.docx | X | ||
| Sistem/Altyapı | Topoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri | Topoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri | ||
| Database ve Sistem İnceleme Raporu | Database ve Sistem İnceleme Raporu.docx | |||
Proje Türleri
Logo Proje ekiplerince yürütülen proje türleri aşağıdaki gibi ayrıştırılmıştır:
| İmplementasyon Projeleri | Logo markalı ürünlerin, müşterilere implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir. |
| Ek Projeler | Öncesinde Logo markalı bir ürünün implemente edildiği müşterilerdeki yeni ürün implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde de, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir. |
| Destek Danışmanlık Hizmetleri | Projesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir. |
| Proje Dışı Hizmetler | Müşteri veya iş ortağına verilen ve herhangi bir proje kapsamında olmayan kısa süreli hizmet aktivitelerinin takip edildiği proje türüdür. |
| Şirket içi Projeler | Logo Yazılım’ın kendi bünyesine yürütülen projelerin takip edildiği proje türüdür. Proje yönetiminin ve dokümantasyonun yapılması beklenir. |
| İş Takip Projeleri | Herhangi bir proje veya bakım sözleşmesi kapsamında yürütülmeyen ancak rutin ve periyodik işlerle birlikte, satış öncesi süreçler için sarfedilen eforları takip altına almak için kullanılan bir proje türüdür. Satış Öncesi Süreçler için yapılan çalışmalarda metodolojiden faydalanılması beklenir. |
| Özel Yazılım Projeleri | Logo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. İmplemantasyon projelerinden farklı olduğu için ayrı bir türle takibi sağlanmıştır. Proje yönetim metodolojisinin uygulanması beklenmektedir. |
| Özel Yazılım Destek Hizmetleri | Logo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. Projesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir. |
C. SÜREÇ ADIMLARI
1. SATIŞ ÖNCESİ SÜREÇLER
ÖN ANALİZ SÜRECİ
Proje fırsatının oluşmasının ardından müşteri ile ilk görüşme gerçekleştirilir. İlk görüşmeden itibaren, müşterinin ihtiyaçlarının anlaşılması, bu ihtiyaçlara yönelik çözümlerin netleştirilmesi ve sağlıklı bir teklif verilebilmesi için gerekli bilgilerin toplanması amaçlanır.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Ön analiz adımı özellikle, müşterinin genel yapısının, projeden beklentilerinin, genel kısıtların ve çözümü oluşturacak olan lisanslar, özel geliştirmeler, entegrasyon noktaları, sağlanması gerek hizmetler gibi bileşenlerin öğrenildiği adımdır.
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL LİSTESİ | Ön analiz süreci boyunca aşağıdaki sorulara cevap aranır ve bu cevaplar netleşene kadar ön analiz süreci devam eder.
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Müşteriyle ilk görüşmenin ardından, ilgili Satış Danışmanı, “Proje Bilgi Formu” oluşturur ve doküman takip sistemlerine yükler.
Ön analiz sürecinin sonunda ise, satış öncesi sürece dahil olan proje danışmanı Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulur. Proje danışmanı, bu süreçte oluşan veya müşteri tarafından iletilen tüm dokümanları doküman takip sistemlerine ekler.
Not: Müşteriyle ilk görüşmenin sonucunda “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturmak için yeterli bilgiler sağlandıysa “Proje Bilgi Formu” yerine sadece “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulabilir.
TEKLİF
Teklif aşamasında, Ön analiz sürecinde oluşturulan kapsam dokümanından faydalanılarak teslimatların ve bunlara harcanacak adam/gün eforların tespiti gereklidir. Efor tespitinin yanı sıra, proje takviminin oluşturulması için kaynak ve zaman planlamasının da yapılması gerekmektedir.
| GİRDİLER |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | 1. ADIM: Kapsam ve Efor Tahminleme Ön Analiz sürecinde belirlenen ihtiyaçlara göre aşağıdaki adımlar izlenerek tekliflendirilecek efor ve proje takvim oluşturma işlemi tamamlanır: 1- Gereksinimlerin Listelenmesi: Ön analiz sürecinde müşteriden toplanan gereksinimler en az aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde bir liste oluşturulur.
2- Çözümlerin ve Teslimatların Belirlenmesi: Gereksinimlere yönelik çözüm önerileri belirlenir. Bu çözümler gerçekleştirildikten sonra müşteriye verilebilecek işler ise teslimatları oluşturur. Bu nedenle proje tamamlandığında müşteriye verilecek teslimatların da bu aşamada belirlenmesi beklenir. Erken teslimatların proje başarısını artırdığı bilindiğinden müşteriye değer katacak asgari teslimatlar belirlenip paketlenerek Projenin ilk fazı oluşturulur. Ardından müşteri öncelik ve beklentilerine göre teslimatlar diğer fazlar içerisinde paketlenir. Fazlar belirlenirken en uzun fazın 2 ayı geçmemesi önerilir.
İhaleli İşlerde; Eğer Teklif oluşturulacak iş bir ihaleli bir iş ise ihtiyaç maddelerinin tespiti, çözümün ve teslimatların oluşturulması Hem teknik şartname hemde idari şartnamenin birlikte yorumlanması ile oluşturulur. İhaleli işlerde iki ana dokuman bulunur; teknik ihtiyaçları açıklayan Teknik Şartname ve iş yapış biçimine ilişkin konuları içeren İdare Şartname.
3- Efor Tahminleme: Projelendirilecek teslimatlara yönelik yapılacak işler ve proje aşamaları düzeyinde efor tahmini yapılır. Her teslimat, olabildiğince detaylı olarak süreçlere ve gereksinimlere bölünürse efor tahminleme daha doğru sonuç verebilir. Efor tahminleme yapılırken aşağıdaki tablodaki gibi proje süreçlerinin altına gereksinimlere yönelik işler gruplanarak yazılmalıdır.
4. Kaynak Türüne Göre Süre Dağılımı Oluşturma: Proje gereksinimlerini takvimlendirebilmek ve proje eforunun hangi tür kaynaklarla gerçekleştirileceğini belirlemek için bu çalışma yapılmalıdır. Kaynak planlama çalışması yapılırken; kaynak türleri, belli ise kaynak isimleri, bu kaynakların haftalık çalışma gün sayısı ve tüm bu bilgilerin toplamda proje takvim süresine etkisi dikkate alınır.
Proje Rolü: Projede yer alacak kişilerin rol adı bu hücreye yazılmalıdır. Örneğin; Proje Yöneticisi, Proje Danışmanı, Veritabanı Uzmanı gibi. Kaynak: İlgili proje rolündeki kaynaklar isim olarak belliyse bu hücreye yazılmalıdır. Çarpan: İlgili roldeki kaynak sayısı bu hücreye yazılmalıdır. Haftalık Ortalama Çalışma Günü: Roldeki kaynakların haftada kaç gün projede çalışacaklarını belirtir. Toplam Efor: Efor Tahminlemedeki adımlar göz önünde bulundurularak her bir rolün harcayacağı toplam efor belirlenir. Tüm rollerin efor toplamı, teklifteki adam/gün toplamına eşit olmalıdır. Takvime Etkisi(%): İlgili roldeki kaynakların gerçekleştireceği eforun, takvim süresine etkisini belirtir. Eforun, diğer işlerle paralel sarfedilmesi halinde bu oran %0 olmalıdır; tamamı ardıl olarak işleyecekse %100 oran verilir. Takvim Günü: İlgili roldeki Toplam Eforun Çarpana bölünmesiyle bulunur. Hafta: Hesaplanan Takvim Gününün, Haftalık Ortalama çalışma gününe bölünmesiyle bulunur. Takvim Süresi(Hafta): Hesaplanan Hafta sayısı ile Takvime Etkisi(%) bilgisinin çarpılmasıyla bulunur. 5- Tahmini Proje Takvimi: Efor tahminleme aşamasında çalışılan teslimatlar ve gereksinimler listesi haftalara dağıtılarak tahmini proje takvimi oluşturulur.
2. ADIM: Proje Teklifi Oluşturma Kapsam ve efor tahminleme adımında elde edilen veriler kullanılarak teklif dokümanı oluşturulur. Teklif dokümanının içeriği minimum aşağıdaki maddeleri içermelidir:
Teklif üzerinde herhangi bir revize ihtiyacı olması durumunda “Revize Teklif” hazırlanır. Teklifin kabulü sonrasında sözleşme aşamasına geçilir. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ÇIKTILAR |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| KONTROL LİSTESİ | Teklif onayının, reddinin veya ertelenmesinin ardından bu aşama son bulur. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Teknik şartnameler en az aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanır:Aşama sonunda yapılması gerekenler
Bu süreçte oluşan aşağıdaki dokümanların doküman yönetim sistemine eklenmesi beklenir:
- İlgili proje danışmanı tarafından oluşturulan Kapsam ve Efor Tahminleme çalışması (Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi ve Çalışma Dosyası referans alınabilir)
- İlgili satış danışmanı tarafından oluşturulan tekliflerin tüm revizyonları
SÖZLEŞME
Teklif kabulünün ardından ilgili taraflar ile sözleşme müzakeresine geçilir. Proje hizmet sözleşmeleri yapılırken; onaylanan teklif kapsamı göz önünde tutularak bir sözleşme hazırlanır. Sözleşme müzakere sürecinin daha kolay ve hızlı yönetilebilmesi için hazır sözleşme formatlarından faydalanılması avantaj sağlar. Sözleşme maddelerinde karşılıklı müzakereler yapıldıktan sonra doküman son haline getirilir ve imza sürecine geçilir. Sözleşme imza süreci tamamlanmadan projelerin başlatılması önerilmez.
Proje hizmet ve danışmanlık sözleşmeleri için kullanılan iki farklı yöntem vardır:
- Gerçekleşen Efor& Maliyet(Time & Material): Bu tür sözleşmelerde tahmini bir efor öngörüsünde bulunulur fakat dönemsel hakkedişler üzerinden gerçekleşen efor faturalanır. Dolayısı ile toplam bedel telaffuz edilse bile proje sonunda asıl bedel “Gerçekleşen Efor x Birim Fiyat” üzerinden oluşur.
- Götürü usül (Fix Price) : Proje kapsamının tamamı için tek bir bedel üzerinden sözleşme yapılır. Bu yöntemde proje kapsamı değişmediği sürece ek bedel oluşturulmaz veya projenin tahminden az eforla tamamlanması durumunda bedel iadesi oluşmaz. Kapsam dışı konuların oluşması ihtimali yüksek olduğu için ayrıca birim fiyatlarda mutlaka iletilmelidir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Sözleşme formatında olması önerilen başlıklar:
|
| ÇIKTILAR | Onaylı Sözleşme |
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Sözleşme maddeleri üzerinde mutabık kalınarak imzaların atılmasının ardından süreç sona erer. |
Aşama sonunda yapılması gerekenler
İlgili Satış veya Proje Danışmanı;
- Bu süreçte oluşan sözleşmenin tüm revizyonlarıyla birlikte dokuman yönetim sistemlerindeki ilgili proje sayfasına eklemesi gerekir.
- Aynı zamanda, kullanılan ERP veya CRM sisteminde Sözleşme kartı tanımlamalı ve sözleşmenin imzalı bir kopyasını doküman olarak bu sözleşme kartına eklemesi gerekmektedir.
- Proje takip sistemi varsa ilgili proje kartı tanımlanmalı ve ilgili tüm dokümanların ve eforların girişi için ekip bilgilendirilmelidir.
2. PROJE SÜRECİ
HAZIRLIK
Hazırlık aşaması, projenin verimli bir şekilde ilerleyebilmesi için gereken planların yapılması ve bu planların tüm proje paydaşları ile paylaşılmasını içerir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Projenin hazırlık aşamasında aşağıdaki konuların tamamlanması beklenir: Proje organizasyon şemasının oluşturulması; rol ve sorumluluklarının belirlenmesi: Projede görev alacak Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi ve Proje Danışmanları belirlenir. Müşteri tarafında ise, projede görev alacak Müşteri Proje Sponsoru, Müşteri Proje Yöneticisi ve anahtar kullanıcılar belirlenir. Sonrasında Roller ve Görevler tablosu referans alınarak; projede görev alacak kişilerin rol ve sorumlulukları netleştirilir. Projenin öncelik ve hedeflerinin netleştirilmesi: Satış öncesi dönemde mutabakatı sağlanan proje hedefleri üzerinden görüşme sağlanarak; öncelikler ve beklenen teslimat zamanları Sponsor rolü üstlenen kişilerle netleştirilir. İletişimin planlanması: Projenin etkin ve verimli bir şekilde ilerlemesi için proje paydaşları ile kurulacak iletişimin sıklık ve yöntemlerinin belirlenmesi önemlidir. İletişim planı, projeden etkilenecek olan fakat aktif olarak projede yer almayan ilgilileri de kapsamalıdır. Tüm taraflar arasındaki bilgi akışını arttırmak için iletişimin açık ve resmiyetten uzak olmalıdır.
Proje risk, kısıt ve varsayımlarının çalışılması: → Riskler: Gelecekte karşılaşabilecek ihtimal dahilinde olan ve proje amaçlarının gerçekleştirilmesini engelleyebilecek tehditler veyahut bu amaçlara ulaşmayı kolaylaştırabilecek fırsatlar olarak tanımlanır. Riskler, yönetilmediği taktirde projeyi, kapsam, zaman, maliyet ve kalite açısından olumsuz etkileyebilir. Risk yönetimi yaparken önerdiğimiz yöntem Olasılık ve Etki matrisini oluşturmaktır. Risk matrisi içerisinde, her bir riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmek mümkündür. Risk matrisinin yönetimi proje boyunca devam eder, tüm risklerin aksiyonlarını tanımlamaktansa olasılık ve etkilerini belirleyerek üst sıralarda yer alanları yönetmek daha verimli bir yöntemdir. Olasılık ve Etki matrisi oluşturulurken üç soruya cevap aranmaktadır:
Örnek Risk Analizi:
Örnek Olasılık etki matrisi aşağıdaki gibidir;
Risk karşılama yöntemleri, önceliklendirilmiş riskler dikkate alınarak projenin kapsam, zaman, maliyet ve beklentileri doğrultusunda hedeflerine en uygun şekilde ulaşmasını sağlar. → Kısıtlar: Proje devam ederken uyulması gereken koşulların herbiri birer proje kısıtıdır. Örneğin; müşterinin çalışma saatleri, ayırabileceği kaynaklar, uyulması gereken şirket kuralları, uzak bağlantı yöntemleri birer kısıt sayılabilir. Proje kısıtlarını başta belirlemek, projenin doğru planlanması için kritik rol oynar. Proje kısıtları; hem müşteriler hem de paydaşlar tarafından belirlenebilir. Belirlenen proje kısıtlarının belgelenmesi ve paydaşlara aktarılması önemlidir. Proje kısıtlarında yapılan eksik iletişim, projede başarısızlığa sebep olabilir. → Varsayımlar: Varsayımlar bir projenin ortaya çıkması için her iki tarafta da öngörülen, doğru kabul edilen koşullardır. Örneğin; müşteri tarafı, proje danışmanlarının sadece kendileri ile çalışacağını yani başka bir müşteriye zaman ayrımayacağını varsayabilir. Proje danışmanları ise; ihtiyaç duydukları tüm bilgileri anahtar kullanıcılardan sağlayacaklarını ve onların sürece hakim olduklarını varsayabilirler. Bu gibi varsayımlar doğru çıkmadıkları takdirde projeyi tehlikeye sokarlar. Dolayısıyla proje süresince her iki taraf da varsayımlarını ortaya koymalı ve mutabakat sağlamalıdır. |
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Proje Başlangıç Toplantısının yapılmasının ardından süreç sonlanmış sayılır. Proje Başlangıç Toplantısı Hazırlık aşamasının sonunda “Proje Başlangıç (kick-off) Toplantısı”nın düzenlenmesi önerilir. Bu toplantı, proje amaç ve hedeflerinin tüm paydaşlara aktarılması, üst yönetim desteğinin alınması, proje ekibinin motivasyonunu ve projeye olan bağlılığını artırması yönünden kritik önem taşır. Bu nedenle, kick-off toplantılarında proje hedef ve beklentileri yönünden açık bir noktanın kalmaması hedeflenir. Proje yönetim metodolojisinin tüm ekip ile paylaşılması ve desteğinin alınması sağlanmalıdır. |
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi, Proje Takvim ve Zaman Planı, Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları, İletişim Planı ve Risk Planı dokümanlarını oluşturur. TÜm paydaşların ve proje üst kurulunun katılacağı bir Proje Açılış Toplantısı düzenler ve toplantıda "Proje Açılış Toplantı Sunumu"nu kullanarak projenin tanıtımını yapar. Toplantı sonrasında ise, tüm paydaşlarla "Proje Açılış Belgesi" paylaşır. Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
Proje takibi ve dokümantasyonu için kullanılan bir platform yok ise Çalışma Dosyası kullanılabilir.
ANALİZ
Analiz sürecinde, proje gereksinimlerinden yola çıkılarak kapsam dahilindeki iş süreçlerinin detaylı olarak incelenmesi hedeflenir. Mevcut iş süreçleri, iş yapış şekilleri ve operasyonel prosedür ve işleyişler bu aşamada netleştirilmelidir. Analizler esnasında mevcut işleyişin resmedilmesi esas tutulmakla birlikte süreç iyileştirme adına da kilit noktaları belirlemek proje kazanımlarını artıracaktır.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Mevcut Durum (As-is) Analizi: Müşterilerin, proje kapsamındaki süreçleri analiz edilirken; mevcut iş yapış şekilleri ve bu aşamalarda bağlı kaldıkları süreç kuralları, kullandıkları ürün, araç ve yöntemler incelenmelidir. Bir süreç analiz edilirken; sürecin kuruma nasıl değer kattığı veya değer yarattığı; kurumun amaç ve stratejileri ile nasıl hizalandığı; hangi derecede yeterli, etkili, tekrarlı, ölçümlenen, kontrollü, kullanılan ve şeffaf olduğu ve olması gerektiği araştırılmalıdır. Bu sayede değişim ve dönüşüm için fırsatları tespit edebilme şansı da artar. Mevcut durum analizi yapılırken; süreçlerin aktörleri ve entegre sistemler ile ilişkilerin detaylandırılması için İş Süreci Modellemesi Notasyonu (BPMN) çizimlerinden faydalanılabilir. Çizilen süreç görsellerinin üzerinden müşteri ile toplantı ortamında geçmek mevcut durumun netleştirilmesi için fayda sağlar. Bağlam (Context) Diyagramları: Ön Analiz sürecinde toplanan gereksinimlerin ve mevcut durum analizinin çıkarılmasıyla birlikte Bağlam(Context) diyagramlarının çizilmesi önemle tavsiye edilir. Bu diyagramlarda; mevcut sistemin sınırlarını, entegrasyon noktalarını ve iletişimde olunan paydaşları tek bir görselde resmetmek mümkündür. Kullanım Senaryosu (Use Case) Diyagramları: Sistemsel gereksinimlerin belirlenmesinin ardından fonksiyonel analizler yapılırken Use Case Analizinden faydalanılması önerilir. Bu yöntemle; mevcut ve de tasarlanacak sistemin fonksiyonlarını (modüller veya formlar seviyesine indirgenebilir) ve bu fonksiyonları kullanacak aktörleri belirlemek mümkündür. Use case diyagramlar çizildikten sonra her bir fonksiyon-aktör ilişkisine denk gelen kullanım senaryolarının (use case spesification) yazılması tavsiye edilir fakat detaylı bir analiz çalışması olduğundan ayrıca değerlendirmeye alınabilir. Bu senaryolarda, aktörlerin her bir fonksiyon için işleme nasıl başlayacağı, hangi süreçleri hangi koşullarda ilerleteceği ve sonlandırılacağı yazılır. Ürün Özelliklerini ve Ön Analiz Soruları Değerlendirme: Geliştirme/Konfigurasyonu yapılacak ürünlere ait önceden oluşturulmuş ön analiz sorularından faydalanılarak gereksinimlerin detaylandırılmasını hedefler. Ürünlerin özellikleri ön planda tutularak bunların müşterideki kullanımıyla ilgili sorular yöneltilir ve cevaplara göre ürün kullanımının sınırları çizilir. Benzer şekilde; bu ürün özelliklerinden yola çıkılarak oluşturulmuş; süreçlere ilişkin detaylı veri almayı hedefleyen Ön Analiz Sorularının kullanılması da faydalı bir yöntemdir. |
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında analiz süreci bitirilebilir:
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Satış öncesi süreçte oluşturulan “Proje Kapsam Dokümanı”nı günceller.
- Yapılan analizler sonucunda “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı” oluşturur.
- Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine yükler.
Analiz Dokümanının Oluşturulması & Güncellenmesi
Analiz Dokümanının asli amacı, bu aşamada elde edilen verilerin müşteri tarafından teyit edilebilmesini sağlamaktır. Ek fayda olarak sonraki projelere kaynak olması, kurumsal bilgi havuzunu artırması açısından da çok faydalıdır. Analiz Dokumanı ve diğer dokümanların işler yapılırken oluşturulması en verimli yöntemdir. Sonradan doküman oluşturma, ek efor maliyeti doğurmakla birlikte bilgilerin kaybolması veya unutulması riskini de beraberinde getirir; bu nedenle ana doküman çatısının analiz sürecinde oluşturulması; sonrasında da formatsal detaylandırmaların yapılması tercih sebebi olmalıdır.
TASARIM
Tasarım süreci, geliştirmesi veya konfigurasyonu yapılacak ürünün; analiz aşamasında belirlenen süreçlere ve ihtiyaçlara yönelik hazırlığı için yapılan işleri kapsar. Arayüzlerin tasarlanması, veri şablonlarının oluşturulması, hedef süreçlerin çizilmesi, rapor ve teknik tasarımların yapılması bu aşamada gerçekleştirilir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR | Hedeflenen Durum (To-Be) Analizi: Mevcut süreçlerin analizinden faydalanılarak "iyileştirilmiş" ve "optimize edilmiş" süreçlerin tasarımı için yapılan çalışmalar bütünüdür. Analiz safhasında çizilen BPMN, Bağlam ve Kullanım Senaryosu diyagramları kullanılarak hedeflenen durumun görselleştirilmesi önerilir. Bu sayede projedeki tüm paydaşların süreç görselleri üzerinden mutabakatı sağlanabilir. Tasarım Odaklı Düşünme (Design Thinking): Bu yöntem, insanı odağa alarak ürüne, faydaya ve hedeflenen tasarıma ulaşmayı hedefler. Bunu sağlarken de beş adımdan oluşan süreçler bütününden faydalanır. Yaratıcı fikirlerin üretilmesi için açık iletişimi, net cevapları alana kadar devam ettirilen soru cevap seanslarını, taslak (prototip) haline getirilen fikirleri ve tüm bunları değerlendirmeyi ön planda tutar. Tasarım Odaklı Düşünme - Design Thinking müşteri ile iletişimi artırmak ve onlardan olabildiğince çok cevap alabilmek için tavsiye edşlen yöntemlerden biridir. Veri/Parametre Tasarımları: Müşterinin gereksinimleri ön planda tutularak çizilen hedef süreçler kapsamında, üründe takibi ve uyarlaması gerekecek verilerin tasarımı yapılır. Buna göre, müşterinin mevcut verisinin yeni ürüne aktarımı için veri şablonları da hazırlanmalıdır. Bununla birlikte, ürün özelliklerini kullanım şekline göre konfigure edilecek parametre değerlerinin de belirlenmesi gerekmektedir. Arayüz/Ek Yazılım Tasarımları: Müşterinin iş süreçleri için kullanacağı form arayüzlerinin tasarımı yapılır. Özel uyarlamalar ve geliştirmeler söz konusu ise prototip hazırlanarak onaya sunulması önemlidir. Rapor Tasarımları: İhtiyaç duyulan raporlara ait prototip tasarımlar yapılmalı ve varsa ek ihtiyaçlar tespit edilmelidir. Entegrasyon Modelleme: Hedef süreçte kullanılacak sistemlerin birbirleriyle entegrasyon noktalarının çıkarılması ve veri paylaşım modellerinin tasarlanması gerekmektedir. Buna göre aradaki veri akışını sağlayan kontroller, senkronizasyon modelleri ve eşleşme bilgilerinin çalışılması gerekmektedir. Kullanıcı Grup ve Yetki Modelleme: Geliştirilecek/konfigure edilecek sistemleri kullanacak kişilere ait kullanıcı kayıtlarının ve yetkilerin belirlenmesi gerekmektedir. Buna göre ortak kullanıcı grupları oluşturularak yetkilerin kolay yönetilmesi hedeflenmelidir. |
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında tasarım süreci bitirilebilir:
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Hazırlanan diyagramlar, modeller ve tasarım detaylarını “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”na ekler.
- Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine yükler.
- “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”nı paydaşların ve proje üst kurulunun onayına sunar.
- Proje Takvim ve Zaman Planı ve Yapılacak İşler Listesi günceller.
- Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alır.
GELİŞTİRME/KONFİGURASYON
Bu aşamada, Analiz ve Tasarım aşamalarında planlanmış olan Geliştirme/Konfigurasyon işlemleri projenin takvim ve zaman planına uygun olarak yürütülür.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında geliştirme/konfigurasyon süreci bitirilebilir:
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Geliştirme aşamasında değişen tasarımları “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”nda günceller.
- Müşteri talebine ve proje büyüklüğüne göre opsiyonel olarak hazırlanan "Test Case Dokümanları"nı kullanarak yaptığı Kullanıcı Kabul Testinin sonuçlarını dokümante eder.
- Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
- Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.
ANAHTAR KULLANICI EĞİTİMİ
Üründe yapılan geliştirmeler tamamlandıktan sonra projedeki anahtar kullanıcılara yeni süreçler ve sistem hakkında eğitim verilmelidir. Bu aşamada, onaylanan Analiz ve Tasarım dokümanı referans alınrak oluşturulan Anahtar Kullanıcı Kılavuzu ile eğitimin desteklenmesi beklenir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdaki adımlar sonuçlandığında Anahtar Kullanıcı Eğitim süreci bitirilebilir:
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Analiz ve Tasarım dokümanını referans alarak “Eğitim planı” ve “Kullanım Kılavuzu” oluşturur. Kullanım kılavuzu için Proje Analiz ve Tasarım Dokümanından faydalanılır.
- Eğitim sonunda, katılımcıların “Eğitim Katılım Formu” doldurmasını sağlar.
- Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
- Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.
KULLANICI KABUL TESTİ
Müşteri talebine ve proje büyüklüğüne göre opsiyonel olarak Kullanıcı Kabul Testi (KKT) uygulanabilir. KKT, kullanıcıların sistemi “kabul” etmeden önce, gereksinimlerini ne ölçüde karşılanıp karşılanmadığını önceden görebilmesi, ürünü deneyimleyebilmesi ve değişiklik taleplerini önceden iletebilmesi adına faydalı bir süreçtir.
Kullanıcı kabul testinin yapılması için geliştirme aşamasında oluşturulmaya başlanan "Test Case Dokümanları"nın önceden tamamlanmış ve anahtar kullanıcı eğitimlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir. Kullanıcı Kabul Testi sırasında, anahtar kullanıcılara "Test Case Dokümanları" verilerek; ilgili vakaları uygulamaları beklenir. Her vaka için sonuçlar not edilerek raporlanır. Bu aşamada belirlenen eksikler veya kapsam değişiklikleri, Değişiklik Yönetimi çerçevesinde yönetilir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Tüm teslimat onaylarının alınması |
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Test Case Dokümanları son haline getirilir
- Test sonunda, katılımcılardan “Kullanıcı Kabul Test Onayı” alınır.
- Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
- Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.
CANLIYA GEÇİŞ
Canlıya Geçiş öncesinde proje kapsamında teslimi vaadedilen fonksiyonların çalışırlığından ve kullanıcının sistemi kabul ettiğinin onayının alınması önerilir. Canlıya geçiş planı yapıldıktan sonra "Canlıya Geçiş Onayı" da alınarak çalışmalar başlatılır. Sürece Müşteri Proje Yöneticisinin de dahil edilmesi önerilir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Canlıya geçiş testinin başarıyla sonuçlanması (Örneğin; bağlantı ve lisans sorunlarının olmaması, konfigurasyonların eksiksiz olması, rapor tasarımlarının çalışması, kullanıcı ve grup yetkilerinin sorunsuz olması, entegrasyon ve uyarlamaların çalışıyor olması, sunucu kaynaklarında (disk, memory vs.) sorunlarının olmaması) neticesinde süreç sonlandırılabilir. Özetle, kritik seviyede sorun ve aksaklığın olmaması ile canlıya geçiş süreci tamamlanır. |
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Müşteriden alınan “Canlı Geçiş Onayı”nı doküman yönetim sistemlerine ekler.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.
CANLI KULLANIM DESTEĞİ
Canlı Kullanım desteği aşamasında canlı kullanıma alınan modül veya özellikler için teklifte öngörülen süre için canlı kullanım desteği sağlanır. Bu aşamada “Talep yönetim sistemi” devreye alınır.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ |
|
İZLEME VE KONTROL
İzleme ve Kontrol Süreci, projenin ilerlemesini ve performansını izlemek, gözden geçirmek ve düzenlemek; planda değişiklik yapılması gereken alanları belirlemek; ve ilgili değişiklikleri başlatmak için gerekli süreçlerdir.
Bu süreç grubunun başlıca faydası, proje performansını düzenli ve tutarlı bir şekilde izleyerek ve ölçerek proje hedeflerinden farklılıklar gösteren durumların saptanmasıdır.
İzleme ve Kontrol sürecinde aşağıdaki takiplerin yapılması gerekmektedir:
- Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
- Kapsamın Geçerliliğin Kontrol Edilmesi
- Zaman Çizelgesinin Kontrol Edilmesi
- Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
- Değişiklik Taleplerinin İzlenmesi ve Yönetimi
- Proje Performansının Takip Edilmesi ve Raporlanması
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ |
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- Proje süresince yapılan toplantıları Proje Toplantı Tutanağı oluşturarak kayıt altına alır ve bu notları proje paydaşlarıyla paylaşır.
- Danışmanların her proje günü sonunda Hizmet Formu doldurmasını ve müşteri ile mutabakatını sağlar.
- Her hafta Haftalık Proje Durum Raporu yayınlayarak projenin gidişatını proje üst kurulu, sponsorlar ve paydaşlarla paylaşır.
- Projenin başarısını ölçümlemek amacı ile oluşturulan Proje Performans Raporunu oluşturmaya başlar.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.
- Oluşturulan ve güncellenen dokümanları doküman yönetim sistemine ekler.
Proje Danışmanları;
- Kullandıkları bir proje takip platformları varsa proje hizmet günlerini kayıt altına alırlar.
KAPANIŞ
Kapanış sürecine, proje ana hedeflerine ulaştığında geçilir.
| GİRDİLER |
|
|---|---|
| YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR |
|
| ÇIKTILAR |
|
| KONTROL YÖNTEMLERİ | Aşağıdaki maddelerin tamamlanmış olmasının ardından proje kapanışı gerçekleşir:
|
Aşama sonunda yapılması gerekenler
Proje yöneticisi;
- “Proje/Faz Kapanış Tutanağı” oluşturularak Müşteri Proje Yöneticisinin onayına sunar.
- Oluşturulan ve güncellenen dokümanları, doküman yönetim sistemine ekler.
- Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.
Proje Yönetim Ofisi veya Projeler Koordinatörü;
- Müşteri Proje Yöneticisine “Müşteri Geri Bildirim Formu” ileterek; Proje Yöneticisinin ve danışmanların değerlendirilmesini ister.
D. EKLER
Doküman Formatları