Muhasebe hesabına ait bilgiler; hesap kartı üzerinde yer alan kod ve açıklama alanları ile Tanımlar, Bağlantılar/Kontroller ve Tablo Seçenekleri başlıklarını taşıyan bölümlerden kaydedilir.
Muhasebe hesap bilgileri ve açıklamaları şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Hesap Kodu | 24 karakter uzunluğunda anahtar bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus her bir hesabın istenilen sayıda alt hesaba sahip olabileceğidir. Her seviyede istenilen kırılma yapılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Tüm bilgi girilmesi gereken alanlarda olduğu gibi bu alan da yıldız "*" sembolü ile belirtilmiştir. Uygulanacak kodlama sistemine göre ana ve alt hesaplar seviye ayıracı yani ".{*}" sembolü ile birbirinden ayrılır. Hesap planı girilirken önce en üst düzey hesaplar, daha sonra bu hesaplara ait alt hesaplar açılır. Üst hesap açılmadan bu hesabın altında yer alacak alt hesaba ait bilgileri içeren kart kaydedilemez. Böyle bir durumda program kullanıcıyı uyaracak ve öncelikle ana hesabın açılmasını isteyecektir. Numara Ver düğmesi ile otomatik olarak numaralandırma yapılır. |
Açıklama (1) | Muhasebe hesabının adı ya da açıklamasıdır. Hesap açıklaması da hesap kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan hesap kartlarının açıklaması olmak zorunda değildir. Farklı hesap kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak arama, sıralama vb. işlemler hesap açıklamasına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, hesap kartları hesap açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle hesap açıklamasının ilk on karakterinin de hesap kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır. "Değişik Dillerde" düğmesi ile de sistemde tanımlı diller için açıklamalar yapılabilmektedir. Buradan açıklamanın hangi dilde yapılacağı seçilir. |