Logo Bulut İK'da satın alma işleminden sonra
- Kurumun Organizasyonel Birim yapısı Yönetim Panelinden tanımlanır ve SGK entegrasyon ayarları yapılır.
- Kullanıcılar servise eklenir ve yetki tanımlamaları yapılır.
Kullanıcı Ekleme İşlemleri ve Kullanıcı Lisanslarının Seçilmesi İşlemi
Kullanıcı Grupları Yetkilendirme
Servis içerisinde çalışanlar için puantaj çalıştırılması yapılacak ise ilk olarak Sistem Ayarları menüsü altında yer alan Ücret Parametreleri kontrol edilmeli ve kuruma eklenmelidir.
- Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Ücret Yönetimi> Bordro Kanun Parametreleri
Bordro kanun parametreleri penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Ana Bilgiler, Gelir Vergisi, SGK Matrah ve Oranlar, Kıdem/İhbar Tazminatları, Kamu Tabloları ve Diğer Tablolar.
Alt menü çubuğunda yer alan "Kanun Parametreleri Aktarımı" butonu ile güncel kanun parametreleri servise eklenir.
Bu alanlar servisin standardında ekli olarak gelir, kuruma özgü düzenleme yapılmak istenirse güncellenir.
- Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Ücret Yönetimi> Bordro Çalışma Parametreleri
Bordro Çalışma Parametreleri penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Bordro Parametreleri ve Diğer Parametreler.
Bordro işlemlerinde geçerli olacak kuruma ve işyerlerine özgü bilgiler bordro çalışma parametreleri ile kaydedilir.
Bordro Parametreleri sayfasında "Günlük, Haftalık Çalışma Süresi", "Fazla Mesai Limiti", "Deneme Süresi Sonu Hatırlatma" gibi alanlar mevcuttur.
Diğer Parametreler sayfasında "İzin Hakedişi, Kıdem Hesaplamaları, Ar-Ge " gibi alanlar mevcuttur.
Bu alanlar servisin standardında ekli olarak gelir, kuruma özgü düzenleme yapılmak istenirse güncellenir.
- Her modül için servisin nasıl davranması gerektiğini özelleştirmek isterseniz Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler>Genel> Öndeğer ve Parametreler ekranından kurumuna özel olarak modül bazlı düzenleme yapabilirsiniz.
Bu alanlar servisin standardında ekli olarak gelir, kuruma özgü düzenleme yapılmak istenirse güncellenir.
- Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Ücret Yönetimi> Ücret Parametreleri
Puantaj bilgilerini oluşturan ve bordro hesaplarında kullanılan parametreler genel özellikleri ile ücret parametreleri seçeneği ile tanımlanır.
Ücret Parametreleri menüsü; Mesailer, Ek Mesailer, Sosyal Yardımlar, Ek Ödemeler ve Ek Kesintiler olmak üzere 5 seçeneklidir.
Mesailer
Bunlardan normal, hafta tatili, resmi tatil, ücretli izin, çalışılan tatil ve ücretsiz izin mesaileri öndeğer olarak servis içerisinde tanımlıdır. Standartta ekli olan mesai tanımları kontrol edilip kuruma özgü olarak düzenlenebilir.
Burada önemli olabilecek mesai tanımlarından birisi de "Ücretsiz İzin"dir. İşlem Türü-Ücretsiz İzin seçildiğinde SGK Eksik Çalışma Alanı düzenlenebilir olarak gelir.
Tanımlı mesailerin dışında ekle butonu ile yeni bir mesai tanımı yapılabilir.
Ek Mesailer
Standartta ekli olan mesai tanımları kontrol edilip kuruma özgü olarak düzenlenmelidir. Burada önemli olan noktalardan biriside Fazla Mesai Tipine göre "Çalışma Durumu" alanının seçilmesidir.
Hafta içi Fazla Mesai Tanımı için Çalışma Durumu: Çalışma Günü
Hafta sonu Fazla Mesai Tanımı için Çalışma Durumu: Hafta Tatili
Resmi Tatil Fazla Mesai Tanımı için Çalışma Durumu: Resmi Tatil
Bu seçimleri yaparken "Fazla Sürelerse Mesai Hesabına Katılsın-Hayır" seçilmelidir. Bu alan 40-45 saat mesai hesaplamaları için kullanılır.
Eğer 40-45 saat aralığı için farklı bir katsayılı hesaplama yapılmak istenirse, fazla mesai tanımları içerisinde "Fazla Sürelerle Mesai Hesabına Katılsın-Evet" seçilir ve bu fazla mesainin aktarılacağı mesai öndeğer ve parametreler için seçilir.
Fazla Mesai Tanımı ile ilgili destek dokumanlarıı;
Sosyal Yardımlar
Kurumun çalışanlarına ücret dışında vermekte olduğu yemek, ulaşım, evlilik yardımı vb. ödemeler Sosyal Yardım başlığı altında toplanmıştır.
Yemek yardımı, ulaşım yardımı, çocuk ve aile yardımı adındaki tanımlar programda öndeğer olarak tanımlıdır.
Standartta ekli olan sosyal yardım tanımları kontrol edilip kuruma özgü olarak düzenlenmelidir. Burada önemli olan noktalardan biriside Çocuk Yardımı sosyal yardım tanımıdır.
Çocuk yardımı tanımı içerisinde İşlem Türü-Çocuk Yardımı seçildiğinde İşlem Tipi 0-6 Yaş ve 6 Yaş Üzeri olmak üzere iki seçenekli gelir. İki yaş aralığı içinde ayrı bir tanımlama yapılmak isteniyorsa bu işlem tipi ile eşleştirerek tanımlar çoklanmalıdır.
Çocuk Yardımı ile ilgili destek dokümanı; Çocuk Yardımı Hesaplanması
Ek Ödemeler
Sosyal yardımlar ve normal kazançların dışında kurumun çalışanlarına yaptığı prim ve ikramiye gibi ek ödemelerin tanımlandığı menü seçeneğidir.
İkramiye, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, harcırah, izin ücreti işlem türleri için ek ödeme bilgileri öndeğer olarak tanımlıdır.
Ek Kesintiler
Resmi kesintiler dışında yapılacak kesintilerin tanımlandığı menü seçeneğidir.
Ek Kesinti-1, İhbar tazminatı, Masraf, Yasal kesintiler adındaki kesintiler öndeğer olarak tanımlıdır.
- Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Ücret Yönetimi> Kurum Ücret Parametreleri
Kurum ücret parametreleri, her kurumun kendine özgü uygulamalarının belirlediği bölümdür. Çalışan ve özellikle SGK uygulamaları ile ilgili kanunlar dışında şirket uygulamaları da şirketten şirkete farklılık göstermektedir. Kanunlarda belirtilmemiş ya da serbest bırakılmış bazı konularda şirketin uygulayacağı kurallar kurum ücret parametreleri ile belirlenir.
Puantaj işlemlerinde kullanılacak olan ve çalışana yapılacak ödemelerin hesaplanmasında kullanılan mesai, ek mesai, sosyal yardım, ek ödeme ve ek kesinti tanımları genel özellikleri ile Ücret Parametreleri ile kaydedilir. Kurumun bu tanımlardan hangilerini kullanacağı ve özellikleri ise Kurum Ücret parametreleri seçeneği ile kaydedilir.
İşlemleri yapılan her kurum için ücret parametreleri ayrı ayrı seçilir ve özellikleri kaydedilir. Puantaj hesaplarında burada kaydedilen tanımlar kullanılır.
Kurum Ücret Parametreleri menüsü; Mesailer, Ek Mesailer, Sosyal Yardımlar, Ek Ödemeler ve Ek Kesintiler olmak üzere 5 seçeneklidir.
*** Kurum Ücret Parametrelerine, Ücret Parametreleri içerisinde tanımlanan parametreler tek tek ekle butonu ile eklenebilir ya da Sistem Ayarları> İşlemler> Kurumlara Parametre Aktarma işlemi ile toplu olarak yapılabilir.
Mesailer
Ekle butonu ile ilerlediğimizde;
Kurum alanında kurum bilgisi seçilerek hangi kurum için kullanılacağı tanımlanır.
Hangi tarihten itibaren kurumda kullanılacağı Geçerlilik Tarihi alanında belirlenir.
Tanım Numarası alanında, tanımlanan ücret parametresi seçilir ve kaydedilir.
*İlişkili Ücret Parametresi:
Örneğin ücretsiz izin olarak tanımladığımız izinlerinin çalışma günlerinden düşebilmesi için İlişkili Ücret Parametrelerinin yapılması gereklidir.
Ücretsiz İzin parametresinin üzerinde iken sağ tuş menüsü (F9 menü) açılır ve İlişkili Ücret Parametreleri seçilir.
İlişkili Ücret Parametresi Tipi- Mesailer / Numarası-Normal seçilir ve İlişki Tipi-Süre Bilgisini Düş seçilir. Böylece ücretsiz izin bilgisinin mesailerde çalışma gününden düşmesi sağlanır.
Ek Mesailer
Ekle butonu ile ilerlediğimizde;
Kurum alanında kurum bilgisi seçilerek hangi kurum için kullanılacağı tanımlanır.
Hangi tarihten itibaren kurumda kullanılacağı Geçerlilik Tarihi alanında belirlenir.
Tanım Numarası alanında, tanımlanan ücret parametresi seçilir ve kaydedilir.
Katsayı ve Miktar alanı belirlenir.
Fazla mesai karşılığında saatlik ücretin yüzde yüzü kullanılacaksa miktar yüzde seçilir "100" yazılır ve katsayı girilir.
Eğer fazla mesai karşılığında sabit ücret ödenecekse miktar sabit seçilir ve ödenecek tutar yazılır.
Sosyal Yardımlar
Kurum alanında kurum bilgisi seçilerek hangi kurum için kullanılacağı tanımlanır.
Hangi tarihten itibaren kurumda kullanılacağı Geçerlilik Tarihi alanında belirlenir.
Tanım Numarası alanında, tanımlanan ücret parametresi seçilir ve kaydedilir.
Katsayı ve Miktar alanı belirlenir.
Yemek Yardımı karşılığında sabit ücret ödenecekse miktar sabit seçilir ve ödenecek tutar yazılır.
Ek Ödemeler
Ek Kesintiler
Kuruma ait ücret parametreleri belirlendikten sonra Organizasyon Yönetimi Modülü ile kurum için pozisyonlar, organizasyon şemaları, roller, görev ve sorumluluk tanımları yapılır.
- Organizasyon Yönetimi> Tanımlar> Pozisyonlar seçeneği ile şirket içerisindeki pozisyon tanımları yapılır.
Ekle butonu ile yeni bir pozisyon ekleme sayfası açılır. Kod, Açıklama Bilgisi girilir ve Bağlı olduğu organizasyon şeması seçilir. Burada önemli olan nokta tepe pozisyonu ekledikten sonra "Altına Ekle" ile devam edilmelidir. Eğer bir organizasyon şeması için birden fazla pozisyon ekleme işlemi yapacaksanız ve "Altına Ekle" değil "Ekle" ile devam ederseniz eklemiş olduğunuz pozisyonlar şema içerisinde gözükmez.
Bu yüzden her zaman "Ekle" butonu ilk tepe pozisyon tanımlanır ve altına eklenecek bağlı pozisyonlar için "Altına Ekle" ile devam edilir.
- Organizasyon Yönetimi> Tanımlar>Pozisyon Grupları seçeneği, şirket içerisindeki pozisyonları gruplandırmak için kullanılır.
Departman Adı ile açılan ekran Yönetim Paneli>Kurumlar>Sağ Tuş Menü>Bölümler sekmesinden tanımlanır.
Rol Tanımları: Pozisyonun gerektirdiği beceriler, bu becerilerin derecesi, önemi, alınması gerekli eğitimler, öğrenim durumu gibi bilgiler rol tanımları ile belirlenir. Organizasyon Şeması içerisinden ilgili pozisyon üzerinde sağ tuş açılır menü içerisinden "Roller" ekranına giderek pozisyon için tanımlı roller seçilebilir.
Altta bulunan (Ekle) butonundan yeni bir rol tanımlanabilir.
