Bütçe Ayarları-SSS

Bütçe kalemi/organizasyon/boyutlar veri bağlantısı üzerinden, hazır modeller ya da kullanıcı tanımlı modeller yardımıyla, seçili filtrelere uygun biçimde çekilerek oluşturulabilir.

Bütçe kalemi/organizasyon/boyutlar önce manuel bir kayıt girilip taslak şablon Excel'e dışarı aktarım yapılabilir. Sonrasında Excel sayfası düzenlenerek Excel içeri aktarımı sağlanabilir.

Bütçe kalemi/organizasyon/boyutlar veri bağlantısı üzerinden oluşturulacaksa; veri bağlantısı tanımlanırken üst bütçe kalemi seçimi yapılabilir.

Bütçe kalemi/organizasyon/boyutlar sürükle bırak işlemi ile farklı kırılımlara taşınabilmektedir. Seçili kalemler aşağıdaki gibi sürüklendiğinde, yeşil ok aktif olduğunda üzerine getirilen kalemin alt kırılımı olarak, mavi ok aktif olduğunda üzerine getirilen kalemin üst kalemi olarak taşınacaktır.

Bütçe kalemi/organizasyon/boyutlar üzerinde sağ tıkla farklı şirketten kopyala seçilebilir.

Bütçe kalemlerinin/organizasyonların/boyutların kaydedilebilmesi için kod ve ad alanları zorunludur. Zorunlu alanlar doldurulmadıkça kayıt işlemi yapılamaz.

Bütçe kalemlerinin/organizasyonların/boyutların üzerinde herhangi bir bilgi değiştirilmek istendiğinde (yansıma, ödeme planı, kalem adı…) öncelikle + butonuna tıklanarak düzenleme moduna geçilir ve değişiklik yapıldıktan sonra kaydetme işlemi tamamlanabilir.

Alt bütçe tanımında varsayılan değer tipi tutar ya da miktar seçilebilir. Eğer aynı alt bütçe üzerinde bazı kalemlerin miktar, bazı kalemlerin tutar tipiyle takip edilmesi söz konusu olacaksa bu ayarlama editör üzerinde satır bazında yapılabilir.

Bütçe kalemlerinin editör üzerinde özelleştirilmiş bir sırayla listelenmesi istenirse gridin sağ tarafındaki aşağı yukarı yön tuşlarıyla kalemlerin ön değer sıralaması belirlenebilir.

Alt bütçe tanımı menüsündeki detay sekmesinde varsayılan ondalık sayıları Birim Fiyat, Miktar ve Tutar alanları için ayrı ayrı düzenlenebilir.

Alt bütçe tanımlarında bütçe kalemleri o alt bütçeye bağlı tüm organizasyonlar için aynı olacak şekilde oluşturulur. Her bütçe kaleminin her organizasyon için kullanılması gerekmediğinde gerek performans kaybı yaşanmaması gerekse bütçe kalemlerinin takip edilebilirliği zorlaşmaması için organizasyon bazlı olarak bütçe kalemlerinin özelleştirilmesi mümkündür. Bunun için alt bütçe başlık kaydı üzerindeki Organizasyon Bazında Kalem Seçimi menüsü kullanılır.

Alt bütçe tanımlarında alt sekmede kopyalama butonu ile alt bütçenin kopyası yaratılabilir.

Bütçe tanımlama alanında kopyalanacak bütçe seçilerek alt sekmede kopyala butonu ile yeni bütçe yaratılabilir. Bu işlem sırasında bütçelerin içindeki formüller, bütçeyle ilişkilendirilmiş veri kaynakları, bütçeyle ilişkilendirilmiş zamanlanmış görevler de kullanıcının seçimine bağlı olarak kopyalanabilmektedir.

Bu işlem bütçe ayarları üzerindeki bütçeler menüsünden ve ana menüden gerçekleştirilebilir. Bu aktarım türüyle bütçeyle ilişkilendirilmiş tüm alt bütçe ve organizasyonlar istenirse ayrı klasör yapılarında ve tek seferde dışarı aktarılabilir.

Bütçe ayarları penceresindeki raporlama kalemi menüsünden, rapor kalem tipi doğru olarak seçildikten sonra yeni kalemler ilave edilebilir. Bu işlem sonrasında finansal raporlar menüsünden, seçilen rapor için yeni eklenen kalemler kullanılabilir hale gelecektir.

Raporlama kalemleri hangi finansal rapora ait olarak yaratılmışsa ancak o finansal raporla ilişkilendirilebilir ve o raporun içinden seçilebilir.

Tanımlanmış olan filtreler kaydedilebilir ve belirli periyotlarda zamanlanmış görev yardımıyla çalıştırılarak aktif veriyi getirmesi sağlanabilir. Zamanlanmış görev tanımı yapılırken, bu filtrelerin seçilebileceği adımlar bulunmaktadır.

Tanımlanmış ve verisi girilmiş bir bütçenin başlangıç tarihi değiştirilemez ve bütçe dönemi geriye doğru uzatılamaz fakat bitiş tarihi düzenlenerek bütçe periyodu değiştirilebilir.

Bütçe dönemi istenildiği kadar belirlenebilir. Bir yıldan daha kısa süreli bütçeler tanımlanabileceği gibi birden fazla yılı kapsayan bütçeler de oluşturulabilir. Bu noktada editör açılırken, veri girişi yapılacakken ya da değer kaydedilecekken performans problem yaşanmaması adına, bütçe dönemlerini gereksiz uzun tutmamakta fayda vardır.

Bu konu ancak müşteri beklentisi analiz edilerek çözümlenebilir. Mutlaka detaylı inceleme yapmak gerekecektir.
Öncelikle uygulamada toplam 100 alt bütçe, 100 organizasyon tanımlanacağı bilgisinden yola çıkarak kısıtlar kontrol edilmelidir. Ayrıca bir alt bütçe üzerinde 3000 kalemden daha fazla satır listelenmek istendiğinde (boyutlar ve detay satırlar dahil) performans sorunları olabileceğinden, mimariyi olabildiğince parça parça oluşturmak faydalı olacaktır. Müşterinin tüm bütçeyi tek sayfada görme talebi varsa, bu talebin Logo Mind Insight raporlarında gerçekleşebileceği bilgisi iletilebilir. Veri girişi yapılırken tek sayfada çok fazla satırlık bir şablon oluşturulmaması önerilir.

Önemli: Müşterinin daha önce yapmış olduğu Excel bütçeleri incelenmeli, analiz yapılmadan alt bütçe, organizasyon, bütçe kalemi ve boyut bilgileri tanımlanmamalıdır.

Entegrasyonla birlikte oluşan standart modelleri içinde yer alan alanlar ihtiyacı karşılamadığı durumda, veritabanında bulunan view, tablo ya da sorgu ile kullanıcıya özel modeller tanımlanabilir. Bu işlemin yapılabilmesi için bağlı veri tabanının tanımlanmış ve şirketle ilişkilendirilmiş olması zorunludur.

Kart modelleri tanım yapmak yani stok, cari, proje, plasiyer gibi sabit bilgilere ait verileri çekmek istenirse oluşturulmalıdır. Model oluştururken sorguda, tanımda kullanılacak kod ve ad alanına karşılık gelecek alanlar mutlaka yer almalıdır.
Hareket modeli ise satış faturası, satın alma irsaliyesi, muhasebe fişi gibi sayısal veriler çekilmek istenirse oluşturulur. Hareket modeli oluşturulurken dikkat edilmesi gereken nokta, model sorgusunda tarih, tutar, miktar ve bütçe kalemi, organizasyon alanlarına karşılık gelecek verilerin yer almasıdır.

Döviz kuru modeli, döviz bilgisinin farklı bir sorgu ile çekilmesi istendiğinde oluşturulur.

Bütçe sayısı kontrolü kaldırılmıştır. İstenilen sayıda bütçe oluşturulabilir.

Herhangi bir alt bütçe içinde seçili olan kaydın kullanım durumu yeşil nokta ile ifade edilir. Yeşil olan kayıtlar silinmek istendiğinde "Kullanıldığı için silinemez" uyarısı alınır. Bu kayıtların silinebilmesi için öncelikle kayıtların alt bütçe içinden seçili olmayan hale getirilmesi gerekir.