Uygulanacak kampanyalara ve satınalma koşullarına ait bilgiler "Ekle" seçeneği ile açılan kampanya tanımları ile kaydedilir. Kampanya kartlarında, kampanya uygulanacak cari hesaplar, ödeme şekilleri ve malzemeler ile kampanyada kullanılacak malzeme bilgileri kampanya türü ve uygulama şekli belirtilerek kaydedilir. Kampanya bilgileri şu ana başlıklar altında toplanabilir; Kampanya Genel Bilgileri, Genel Kriterler, Değişkenler ve Kampanya Koşul Bilgileri.
Kampanya Genel Bilgileri
Kampanya Genel Bilgileri aşağıdaki gibidir:
Kampanya Kodu: Satınalma kampanyası kayıt kodudur. Kod verirken yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satınalma kampanya tanımının adı ya da açıklamasıdır.
Statüsü: Kampanya tanımının fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında kampanya tanımı fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Özel Kod: Satınalma kampanyalarını gruplamak için kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, satınalma kampanyalarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplandırması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, tanım üzerinde yer almayan fakat izlemek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği kartlar belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Cari Hesap Uygulama Sayısı: Kampanya kartında belirtilen tarih aralığında, kartta yer alan cari hesap(lar) için ilgili kampanyanın kaç kere uygulanabileceği bu alanda belirtilir. Kampanyalar için, kampanya kartı ve cari hesap bazında uygulama sayısı sınırını belirlemek için kullanılır. Örneğin bu alana 1 yazıldığında kartta yer alan her müşteri bu kampanyayı sadece bir defa hak edebilir; üç defa uygulanır koşulu verildiğinde, müşteri ancak üç farklı satış işleminde bu kampanyadan faydalanabilir; dördüncüsünde sistem kullanıcıyı uyarır. Uygulama sayısı hesaplanırken, sipariş (öneri, sevk edilebilir, sevk edilemez dahil) + irsaliye + faturadaki toplam uygulama sayısı dikkate alınır. Bu alan boş bırakıldığında, ilgili cari hesaba sonsuz sayıda kampanya uygulanabilmektedir.
Parçalı Sevkedilebilir: Kampanya uygulanmış malzeme siparişinin gerek dağıtım emrine gerek faturaya parçalı sevkedilip sevkedilemeyeceği ile ilgili bir parametredir.
Parçalı Sevkiyat Yapılabilir seçilirse, bir ana ürün satırına kampanya ve bu kampanyadan kaynaklı başka ana satırlar bağlı olsa bile "kampanya bölünmez" ilkesi göz ardı edilerek ana ürün satırının parçalı sevkiyatına izin verilir.
"Parçalı sevkiyat yapılamaz" seçilmezse kampanyalar (ve bağlı ana satırlar) hiç bir koşulda bölünmez, sevkiyat işlemi bir bütün içinde gerçekleştirilir.
Genel Kriterler aşağıdaki gibidir:
Başlangıç ve Bitiş Tarihleri: Kampanya başlangıç ve bitiş tarihleridir. Kartta özellikleri belirlenen kampanyanın hangi tarihler arasındaki işlemler için uygulanacağını gösterir.
Kampanyaların en önemli özelliği, sadece belirli bir süre için geçerli olmalarıdır. Kampanya kartındaki bu alanlarda kaydedilecek tarihler kampanyanın uygulanacağı tarihleri belirtir. İşlemlerde kampanya uygulanırken, mal alış işlemine ait fiş tarihi ile kart üzerindeki tarihler karşılaştırılır. İşlem tarihi ile promosyon başlangıç ve bitiş tarihi uyumlu kartlar listelenir.
Öncelik Grubu: Promosyon uygulama işleminde aynı tipten promosyonların öncelik bilgisine göre sadece bir kez uygulanmasını sağlayacak öncelik grubu tanımıdır.
Öncelik Sırası: Aynı öncelik grubuna ait kampanyaların içinde bir sıralama ve öncelik ilişkisi kurmak için kullanılır.
Kampanya kart tanımında öncelik grubu ve öncelik sırası tanımlı ise ilgili öncelik sırasında malzeme için kampanya kart tanımı yoksa uygun bir üst grubu kontrol edilir, varsa kampanya kartına uygulanır.
Fiş Belge Numarası: Kampanyanın geçerli olacağı fişlerin belge numaralarına göre filtrelenmesi için kullanılır.
Cari Hesap Kodu: Kampanya koşullarının geçerli olacağı cari hesap ya da hesapların belirlendiği alandır. Tanımlı cari hesaplar listelenerek tek bir cari hesap seçilebileceği gibi "*","?" ve cari hesap kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının istenen cari hesaplar için uygulanması sağlanır.
Cari Hesap Yetki Kodu: Kampanya koşullarının geçerli olacağı cari hesap hesapların, cari hesap yetki koduna göre belirlendiği alandır. Tanımlı yetki kodları listelenerek seçim yapılabileceği gibi "*",karakteri kullanılarak, kampanya koşullarının istenen cari hesaplar için uygulanması sağlanır.
Ödeme Planı Kodu: Kampanya koşullarının geçerli olacağı geçerli olacağı ödeme planlarının belirlendiği alandır.
Ödeme Planı Grup Kodu: Kampanya tanımının uygulanacağı cari hesapların ödeme plan grubuna göre belirlendiği alandır.
Fiş Özel Kodu: Kampanyanın geçerli olacağı cari hesapların fiş özel koduna göre filtrelenmesi için kullanılır.
Ticari İşlem Grubu: Kampanya tanımının geçerli olacağı Ticari İşlem gruplarının belirlendiği alandır.
İl, İlçe, Semt: Kampanya koşullarının geçerli olacağı yerleşim birimlerinin belirlendiği alanlardır.
Uygulama kriterlerinden herhangi birine değer girilmemiş olması, söz konusu kriterin belirleyici olmadığını belirtir. Örneğin cari hesap kodu girilmemiş olması, bu kampanyaların tüm cari hesaplar için geçerli olduğu anlamına gelir.
Fiş Yetki Kodu: Kampanya koşullarının fiş yetki koduna göre geçerli olmasını sağlamak için kullanılır.
Cari Hesap Özel Kodu (1-5): Kampanya tanımının uygulanacağı cari hesapların cari hesap özel koduna göre belirlendiği alandır.
Değişkenler
Bu bölümde kampanya koşullarında formül ve katsayı alanlarında sık olarak kullanılan değerler kullanıcı tanımlı değişkenler olarak kaydedilir. 10 adet tanımlı değişken kaydedilebilir.
Kampanya Tür, Tip ve Koşul Bilgileri aşağıdaki gibidir:
Kampanya tanım penceresinde satırlarda ise kampanya kapsamındaki malzemeler ile kampanya türü ve uygulama şekline ait bilgiler kaydedilir.
Tip: Kampanya tipini belirtir. Satırda belirtilen koşullar fiş/fatura geneline ya da yalnızca satırdaki işleme uygulanabilir. Tip alanı Genele ve Satıra olmak üzere iki seçeneklidir.
Genele seçiminde kampanya koşulları fiş geneline uygulanır.
Satıra seçiminde ise belirlenen koşullar fiş/fatura satırında yer alan malzemeye uygulanır.
Koşul Malzeme (Sınıfı) Kodu: Kampanya uygulanacak malzeme veya malzeme sınıfının kodudur. Tanımlı malzemeler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Bu alanda "","?" ve malzeme kodunda yer alan karakterler kullanılarak filtreleme yapılır. Satırdaki kampanyada koşul malzeme kullanılmayacaksa "" işareti ile belirtilir.
Puan 
artı türündeki kampanya satırlarında ise puan kazandıracak malzeme kodu bu alan kaydedilir.
Koşul: Satırdaki kampanyanın hangi koşullarda geçerli olacağını belirtir. İstenen koşul belirli bir değer olarak girilebileceği gibi, formüle bağlı olarak da girilir.
Formül: Kampanya uygulamasına ait hesaplama şeklinin belirlendiği alandır.
Satınalma kampanya kartında formül alanında standart alanlar, fonksiyonlar ve değişkenler mantıksal operatörler ve aritmetik işlemler ile birlikte kullanılarak formüllendirilir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı, detay hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir.
Tür: Malzemeye uygulanacak kampanya türünün belirlendiği alandır. Tür alanı şu seçenekleri içerir; İndirim, Masraf, Promosyon, Puan(+), Puan(-) ve Ödeme Planı.
Malzeme (Sınıfı) Kodu: Promosyon türü kampanyalarda, promosyon olarak alınacak malzeme ya da malzeme sınıfının kodudur.
Puan (-) türü kampanyalarda ise toplanan puanlar karşılığında hediye olarak verilen malzeme kodudur.
Varyant Kodu: Promosyon türü kampanyalarda, promosyon olarak alınacak malzemenin varyantlı olması durumunda, malzeme varyantının seçildiği alandır.
Birim: Kampanyada kullanılacak malzemenin hangi birim üzerinden işlem göreceğini belirtir. Malzemeye bağlı birim setinde yer alan birimler listelenir ve ilgili birim seçilir.
Açıklama: Kampanya satır açıklamasıdır.
Muhasebe Kodu ve Masraf Merkezi: Satırdaki indirim, masraf ya da promosyonun muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği muhasebe hesap kodu ve masraf merkezi bilgilerinin kaydedildiği alanlardır.
Kampanya indirim, masraf ve promosyon muhasebe kodları öndeğerleri Genel Muhasebe program bölümünde Malzeme Kartları Muhasebe Kodları altında yer alan; Satınalma İndirimleri Muhasebe Kodları, Satınalma Masrafları Muhasebe Kodları ve Alınan Promosyonlar seçenekleri ile kaydedilir.
Ödeme Planı: Satırdaki malzemeye ödeme planı uygulanacaksa ve ilgili ödeme planını belirtir.
Satınalma işlemlerinde uygulanacak kampanya bilgilerini içeren tanı kartı "Kaydet" düğmesi tıklanarak kaydedilir.