Muhasebe dışındaki program bölümlerinde yapılan işlemler için kaydedilmesi gereken muhasebe fişleri, muhasebeleştirme işlemi ile doğrudan oluşturulur. Özellikle günlük faaliyetleri yoğun işletmelerde işlemlerin muhasebeleştirilmesi son derece kolaylaşmakta ve zaman kaybının önüne geçilmektedir.
Tüm program bölümlerinde açılan kartların ve bunlara ait işlemlerin muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği muhasebe hesap kodları muhasebe bağlantı kodları verilerek belirlenir. Muhasebeleştirme işleminde geçerli olacak muhasebe bağlantı kodları, ilgili program bölümlerinde kartlar üzerinden ya da Genel Muhasebe bölümünde Ana Kayıtlar menüsünde yer alan Muhasebe Bağlantı Kodları seçeneği ile verilir.
Program bölümlerinde işlemler yapılırken Muhasebe Kodları seçeneği ile fiş geneli ya da yalnızca satırdaki işlem için muhasebe kodları uygulanır ve muhasebeleştirme yapıldığında oluşacak mahsup fişi görüntülenir.
Muhasebeleştirme işlemi muhasebeleştirme program bölümünden ve ilgili program bölümlerinde fiş ve fatura listesinden olmak üzere iki şekilde yapılır.
Genel Muhasebe program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Muhasebeleştirme seçildiğinde muhasebeleştirilecek işlem seçenekleri listelenir. Muhasebeleştirilecek işlemler şu başlıklar altında toplanmıştır; Malzeme İşlemleri, Sabit Kıymet Amortisman ve Değerleme İşlemleri, Satınalma İşlemleri, Satış ve Dağıtım İşlemleri, SMM Mahsubu İşlemleri, Tecil-Terkin Ek Vergi Mahsubu İşlemleri, Finans İşlemleri, Evezleştirme İşlemleri (Rusya mevzuatına göre çalışma durumunda bu seçenek menüde yer alır.), Personel Ödemeleri Üretim Emri İşlemleri ve İthalat İşlemleri.
Muhasebeleştirme yaparken tüm finans işlemlerinin aynı anda muhasebeleştirmek mümkündür. Bunun için Finans İşlemleri altında yer alan "Hepsi" seçeneği kullanılır. Bu durumda Cari Hesap Fişleri, Çek/Senet Bordroları, Banka Fişleri ve Kasa İşlemleri için muhasebeleştirme parametreleri ayrı ayrı açılan pencerelerde belirlenir ve muhasebeleştirme işlemi başlatılır.
Muhasebeleştirme Parametreleri'nde Muhasebeleştirme İşareti filtre satırında "İşaretlenecek" seçilirse muhasebeleşen fiş ya da faturanın yanında muhasebeleştirildiğini gösteren M harfi ile listelenir. Bu kayıtlarda değişiklik yapılmak istendiğinde, program kullanıcıyı işlemin muhasebeleştirildiğini belirten mesajla uyarır. Otomatik muhasebeleştirilen fiş ya da faturalarda değişiklik yapıldığında muhasebe kaydı da otomatik güncellenir.
İthalat ve ihracat operasyon fişlerinde kapanış/intaç tarihi belirtilmediğinde ve Satınalma/Satış Parametreleri’nde “İthalat/İhracat Operasyon Fişinde Kapanış/İntaç Tarihi Boşsa Muhasebeleştirilsin” satırında “Hayır” seçiminin yapılması durumunda muhasebeleştirme işleminde ilgili fişler dikkate alınmaz.
Muhasebeleştirme İşleminde Fiş Tarihinin Belirlenmesi
Muhasebeleştirme işlemleri sırasında muhasebeye gidecek olan hareketlerin tarihleri yeni eklenen bir filtre sayesinde belirlenebilmektedir. Bu özellik ile, belli bir tarih aralığındaki hareketler, muhasebe tarafında belirlenen tarihteki muhasebe fişi altında toplanabilir.
Muhasebeleştirme yapılmadan önce Muhasebeleştirme parametreleri penceresinde işlemin ne şekilde yapılacağı belirlenir. Tamam düğmesi tıklanır ve muhasebeleştirme işlemi başlatılır. Muhasebeleştirme kontrolü filtre satırında Evet seçiminin yapılması durumunda oluşturulan her fiş ekrana gelir ve kontrol edildikten sonra kaydedilir. Muhasebeleştirilen ancak mahsup fişi oluşturulması istenmeyen işlemler olabilir. Bu durumda muhasebeleştirme işlemi ile oluşan mahsup fişi üzerinde İşaretle seçeneği kullanılır. İşlem muhasebeleştirilir ancak oluşan mahsup fişi muhasebe kayıtları arasında yer almaz ve muhasebe hesaplarını etkilemez.