Satınalma modülü Ana Kayıtlar altındaki Satınalma Koşulları ile satınalma işlemlerinde fiş satırı ve fiş geneli için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyonlar tanımlanır ve fiş ve faturalara topluca uygulanır. Satınalma koşulları bir defa tanımlanmakta ve her işlem için kullanılabilmektedir. Satınalma koşullarının belirlenerek kampanya tanımlarının yapılması ve bunların fiş ya da faturalarda uygulanması olabilecek hataları en aza indirgeyecektir.
Satınalma koşulları ile, tanımlı indirim, promosyon ve masrafların belirli koşullara uygun olarak malzeme fişlerine, faturalara ve siparişlere (fiş satırlarına ve fiş geneline) otomatik olarak bağlanabilmesi için ilgili tanımlar yapılır. Fiş ve faturalarda F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Satınalma Koşulları seçeneği ile, tanımlanmış olan koşullar uygulanır.
Koşul tanımına ait bilgiler tablo üzerinden girilir. Bu tabloda, uygulanacak her indirim, masraf veya promosyonun, hangi malzemeler ve/veya cari hesaplar için kullanılacağı, bu koşulların geçerli olduğu tarih aralığı, koşulların hangi ödeme durumlarında geçerli olacağı, birden fazla indirim, masraf uygulanıyorsa bunların uygulanma önceliği tabloda ilgili kolonlarda kaydedilir.
Gerek fiş satırı yani satınalma hareketleri, gerekse fiş geneli için geçerli olması istenen koşullar ayrı ayrı belirlenir. Fiş satırları için geçerli olacak koşullar için Fiş Satırları, fiş geneli için geçerli olacak koşullar ise Fiş Geneli seçenekleri kullanılır.
Koşul penceresinde kaydedilen bilgiler şunlardır:
Tür: Koşul türünü belirtir. "-"(indirim), "+"(masraf) ve "P"(promosyon) seçeneklerini içerir.
Kod: İndirim, masraf veya promosyon tanım kodudur. İndirim, masraf ve promosyon tanımları Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan indirim, masraf ve promosyon kartları menü seçenekleri ile kaydedilir. Tanım kartlarında aynı zamanda bu indirim, masraf ya da promosyonların hesaplanış şekli belirlenir.
Öncelik: İndirim, masraf ve promosyonları hangi sırada uygulanacağını gösterir. Satırdaki işlem ya da fiş geneli için birden fazla indirim, masraf veya promosyon uygulaması geçerli olabilir. Bunların hangi sırada uygulanacağı önemlidir. Öncelik sırası sayı olarak verilir.
Koşul tablosunda belirlenen her indirim, masraf ve promosyon bir önceki uygulamadan sonra kalan tutar üzerine uygulanır. Bu nedenle koşul tanımı yapılırken verilen öncelik sırası önemlidir.Fiş ve faturalarda, fiş satırı ve/veya fiş geneli için satınalma koşulları uygulandığında, tanımda verilen öncelik sırası dikkate alınır. Gerek fiş geneline gerekse fiş satırına uygulanan koşullar bu öncelik sırasına göre uygulandıkları satırın altında ya da çizgi ile ayrılan bölümde yer alır.
Açıklama: İndirim, masraf veya promosyon tanım açıklamasıdır.
Başlangıç ve Bitiş Tarihleri: Gerek fiş geneli gerek fiş satırı için geçerli olacak koşulların hangi tarihler arasındaki işlemlerinde uygulanacağı başlangıç ve bitiş kolonlarında kaydedilir. Bu tarihler arasında kalan işlemlerinde tanımı yapılan koşullar geçerli olacaktır.
Tip: Satınalma koşulunun malzeme yada hizmet için geçerli olduğu bu alandan belirlenir.
Malzeme (Sınıfı) /Hizmet Kodları: Tip alanında yapılan seçime göre satınalma koşulunun geçerli olacağı malzeme (sınıfı)/hizmetin kodudur.
Cari Hesaplar: Fiş geneli ya da satırdaki işlem için geçerli olacak koşulların hangi cari hesap ya da hesaplar için geçerli olacağının belirlendiği kolondur.
Ödeme Şekli: Koşulların geçerli olacağı ödeme şekillerinin belirlendiği alandır. Bu alan yalnızca fiş satırları için tanımlanan koşul kartlarında bulunur. Satırdaki işleme uygulanacak koşullar ödeme şekillerine göre farklılık gösterebilir.
Kullanım: Satınalma koşullarının kullanımında olup olmadığını gösterir. Fiş geneli ya da satırdaki mal/hizmet için tanımlanan koşulları belirli dönemlerde yapılan işlemlerde geçerli olmayabilir.