"Elektronik Fatura Uygulaması", tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, taraflar arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.

e-Fatura sisteminde satıcı ve alıcı e-Fatura gönderme ve alma konusunda yeterli alt yapıya ve alıcı ve satıcı e-Fatura düzenleme yetkisine sahip olmalıdır. e-Fatura ve uygulama yanıtının, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmesi gerekir.

e-Fatura uygulamasında "Gönderici Birim", "Merkez" ve "Posta Kutusu" olmak üzere 3 temel rol bulunur.

Gönderici Birim Rol Tanımı

Gönderici Birim'in, e-Fatura ve sistem yanıtı üzerindeki yetkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Oluşturmaya imkan verir/oluşturur.
  • Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar.
  • Saklar.
  • Yanıtın veri aktarım protokolü ile belirlenen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • Merkeze iletir. 

Gönderici Birim'in, merkezden gelen uygulama yanıtı ve sistem yanıtı üzerindeki etkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Alır.
  • Veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • İşler.
  • Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar.
  • Saklar.

Posta Kutusu Rol Tanımı

Posta Kutusu'nun, merkez üzerinden gelen elektronik fatura ve sistem yanıtı üzerindeki yetkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Alır.
  • Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar.
  • Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • İşler.
  • Saklar.

Posta Kutusu'nun, uygulama yanıtı ve sistem yanıtı üzerindeki yetkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Oluşturmaya imkan verir/oluşturur.
  • Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar.
  • Saklar.
  • Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • Merkez’e iletir.

Merkez Rol Tanımı

Merkez rolün, kendisine gelen e-Fatura ve uygulama yanıtı üzerindeki etkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Alır.
  • Fatura ve uygulama yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • İşler.
  • Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar.
  • İlgili adrese iletir.
  • İlgili adrese sistem yanıtı oluşturur ve iletir.

Merkez rolün, kendisine gelen sistem yanıtı üzerindeki etkisi aşağıdaki şekildedir:

  • Alır.
  • Sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler.
  • İşler.
  • Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar.
  • İlgili adrese iletir.
  • "Gönderici", "Posta Kutusu" ve "Merkez" tarafından oluşturulan belgeler, öngörülen şemalara, şema kurallarına, diğer veri kurallarına ve standartlara uygun olmak zorundadır. Uygulama ile ilgili her adımda loglama yapmak zorundadır.

e-Fatura uygulaması iki şekilde kullanılabilir:

  • Temel faturalama işlemleri için oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan e-Fatura portalı aracılığıyla yapılabilir. Bu sistemde mükellefler ilave bir yazılım kullanmadan işlemlerini "GİB" portalı üzerinde yapabilecekleri gibi, Logo Netsis tarafından oluşturulan UBL-TR formatına uygun e-Fatura dosyalarını da portala yükleyebilirler.
  • Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura uygulamasına entegre edilmesi ile yapılabilir. Bu uygulamada mükellefler mühürlenen ya da imzalanan satış ve alış faturalarını portal yerine Logo Netsis uygulaması içinden doğrudan iletip alabilir.