Varlıkları (Gayrimenkul/ Ekipman/Nakil Vasıtası/Diğer Varlık) tanımlama esnasında kaydedilen Genel Bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | Varlığın sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Varlıklar kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle gayrimenkul tanımı kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. |
Açıklama | Varlığın adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Ancak varlıklar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. |
2. Açıklama | Varlığa ait 2. Açıklama alanıdır. 50 karakter uzunluğundadır. 2. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. |
Tür | Varlığın türüdür. Varlıkları (Gayrimenkul/Ekipman/Nakil Vasıtası/Diğer Varlık) belirli türler altında toplamak, izleme ve raporlama açısından önemli kolaylıklar sağlar. Varlık türleri bu alandan ulaşılan Varlık Türleri listesinde Ekle seçeneği ile ya da Sistem Ayarları program bölümünde Türler menüsü altındaki Varlık Türleri seçeneği ile kaydedilir. |
| Varlık Sınıfı | Varlık sınıflarının tanımlanması ve varlık ağacının oluşturulması için kullanılır. Sınıflar tanımlanırken seçilecek olan Sınıf Türü, Sistem Ayarları-Türler-Varlık Yönetimi menüsü altında yer alan Varlık Sınıfı Türleri ekranında kaydedilmiş türler arasından seçilir. Varlık sınıfları kendi içerisinde “Üst sınıf bağlantısı” yapılarak birbirleriyle ast üst ilişkisi içerisinde bağlanabilirler. Bir varlık sadece bir varlık sınıfına bağlanabilir. |
Özel Kod | Varlıkları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, varlığı kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak tanım üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. |
Muhasebe Bağlantı Grubu | Varlık hareketlerinin izleneceği muhasebe bağlantı grubu kodudur. Varlık türüne ait muhasebe bağlantı grupları listelenir ve ilgili olanı seçilir ya da ekle seçeneği ile yeni bir grup oluşturularak alana aktarılır. |
Edinim Şekli | Varlığın ne şekilde elde edileceğini/edildiğini belirtir. Bu alanın içerdiği seçenekler şunlardır; Finansal Kiralama, Hibe, Takas, Sayım Fazlası ve Faaliyet Kiralama. Edinim şekli Faaliyet Kiralama olan varlık kayıtları Satış/Satınalma Faturalarında kullanılamazlar. |
| Lot No | Diğer Varlığa ait lot numarasıdır. Sadece Diğer Varlık kategorisindeki varlık kartlarında bulunur. Lot numarası alana doğrudan yazılır. |
Mevcut Tahsis Yeri Bilgileri | Gayrimenkul/Ekipman/Nakil Vasıtaları için mevcut tahsis yeri bilgileri bu başlık altında yer alan Tip, Kategori, Kod , Açıklama alanlarında izlenir. Tahsis işlemi yapıldığında otomatik olarak bilgiler alana gelir. |
Stok Yeri Kodu/Açıklaması | Ekipman ve Nakil Vasıtası türündeki varlıklar için stok yeri bilgileridir. |
| Ek Vergi | Diğer Varlık hariç tüm varlık tanım kartlarında bulunur. Ek Vergi Tanımları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Varlık, Satınalma/Satış Faturalarında seçildiğinde tanımlı ek vergi değerleri faturanın ek vergi alanlarına öndeğer yansır. Varlık kartında malzeme seçimi yapıldığında, seçilen varlık türündeki malzeme üzerinde ek vergi değeri var ise varlığa gelir. Varlık türündeki malzemede seçili Ek Vergi değeri önceliklidir, Varlık kartında ek vergi değeri olsa bile güncellenir. Ancak seçilen malzemede ek vergi değeri yok, varlık kartında ek vergi değeri var ise o zaman varlık kartındaki "Ek Vergi" değeri korunur. |
Malzeme Kodu | Varlığın ilişkilendirildiği malzeme kodudur. Varlık tipinde kaydedilen malzeme tanımları listelenir ve yalnızca tek bir birim kullanan malzeme seçilir. |
Malzeme Açıklaması | Varlığın ilişkilendirildiği malzeme açıklamasıdır. Varlık tipinde kaydedilen malzeme açıklamaları listelenir ve yalnızca tek bir birim kullanan malzeme seçilir. |
Birim Seti Kodu | Varlık için kullanılacak birim seti kodudur. Varlık bir malzeme ile ilişkilendirilmişse bu alan kullanılmaz. Ancak malzeme kaydı ile ilişkilendirilmeyen durumlarda birim bilgisi bu alanda kaydedilir. |
Birim Seti Açıklaması | Varlık için kullanılacak birim setinin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Ancak açıklama alanından da birim setleri listelenir ve seçim yapılabilir. |
| Muhasebeleştirme Şekli | "Nakil Vasıtası" türündeki varlık kartları ve "Varlık" türündeki malzeme kartlarında bulunur. Nakil vasıtasına ait vergilerin, gider olarak gösterilmesi veya maliyete yansıtılması durumuna göre muhasebeleştirmenin yapılabilmesi için kullanılır. Sıfır Oto (Gider), Sıfır Oto (Maliyet) ve İkinci El seçeneklerini içerir. Sıfır Oto (Gider): Binek Oto alımında verginin gider olarak yansıtılacağını ifade eder. Varlık edinim limitlerinde, "ÖTV+KDV Tutarı" ve "Edinim Tutarı" limitleri dikkate alınır. Sıfır Oto (Maliyet): Binek Oto alımında verginin maliyete dahil edileceğini ifade eder. Varlık edinim limitlerinde, "Edinim Maliyeti" limiti dikkate alınır. İkinci El: Binek otonun ikinci el olduğunu ifade eder. Varlık alımında her durumda vergi maliyete dahil edilecektir ve "Edinim Maliyeti" limiti dikkate alınır. Varlık Edinim Limitleri, Sistem Ayarları-Tanımlar-KKEG Tanımları ile tanımlanır. |
| Garanti Bilgileri | Varlık için tanımlanan garanti süreleri dikkate alınarak "Bakım Talepleri" ve "Bakım Emirleri" üzerinde varlığın garanti kapsamında olup olmadığı kontrol edilir. |
| Garanti Süresi | Varlığın garanti süresi ve periyodu bu alanda belirtilir. |
| Garanti Başlangıç Tarihi | Garanti başlangıç tarihinin belirtildiği alandır. |
| Garanti Bitiş Tarihi | Garanti Süresi ve Garanti Başlangıç Tarihi değerlerine göre hesaplanır. |
Ait Olduğu Organizasyonel Birim Kodu | Varlığın kullanıldığı birimdir. Kayıtlı organizasyonel birimler listelenerek ilgili birim seçilir. Birim kodu seçildiğinde, tipi alana aktarılır. |
Organizasyonel Birim Açıklaması | Varlığın ait olduğu birimin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Birim kodu girildiğinde açıklaması alana otomatik gelir. Bu alandan da kayıtlı organizasyonel birimler listelenerek seçim yapılabilir. |