Varlık grupları her varlık kategorisi için ayrı tanımlanır. Kategori seçimi için, Ekle düğmesi yanında yer alan ok işareti tıklanır ve grubun hangi varlık kategorisi için tanımlanacağı belirtilir. Grup bilgileri tanım penceresindeki alanlar ile; Grup Elemanları, Özellikler ve Üretim Bilgileri seçenekleri kullanılarak kaydedilir.
Bu bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | Varlık grubunun sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Varlık grupları kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle tanım kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. |
Açıklama | Varlık grubunun adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Ancak varlık grupları açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. |
Özel Kod | Varlık gruplarını gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, varlık gruplarını kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. |