Varlık Sayım İşlemi, Varlık Yönetimi modülü İşlemler altından yer alır. Sistemde tanımlı sabit kıymet niteliği taşıyan (kullanılabilir ve tahsiste olan) varlıkların firma içinde mevcut olup olmadığının tespiti ve sistemde kayıtlı olmadığı halde varlık sayımında bulunmuş varlıkların listesinin tanımlanmasını sağlar. Sistemde tanımlı olduğu halde firmada mevcut olmayan varlıklar için ise işletmeden çıkarma fişi kesilir.
Sayım işlemi için geçerli olacak koşullar filtre seçenekleri ile belirlenir. Bu filtreler şunlardır;
Filtre | Değeri |
|---|---|
Tarih | Grup |
Organizasyonel Birim Kodu | Grup/ Aralık |
Organizasyonel Birim Açıklaması | Grup/ Aralık |
Varlık Kategorisi | Gayrimenkul/ Nakil Vasıtası/ Ekipman/ Diğer Varlık |
Varlık Türü | Grup/ Aralık |
| Varlık Kodu | Grup/ Aralık |
| Varlık Açıklaması | Grup/ Aralık |
Varlık Grubu | Grup/ Aralık |
Varlık Grubu Açıklaması | Grup/ Aralık |
Özel Kod | Grup/ Aralık |
Yetki Kodu | Grup/ Aralık |
Filtre satırlarında istenen koşullar belirlenip Sonraki düğmesi tıklandığında varlık sayım sonuçlarını içeren pencere açılır.
Üst bölümde sayım işlemine ait kod ve açıklama bilgilerinin girileceği alanlar ile işlemin yapıldığı güne ait tarih bilgisi yer alır.
Sayım sonuç penceresi 2 ana bölümden oluşmaktadır. Sol bölümde organizasyonel birimler listelenir. Her bir birim için varlık sayım sonuçları ilgili satırda Kategori, Kod, Açıklama, Birim, Lot/Seri No, Varlık Türü, Miktar, Sayım Miktarı, Tahsis Yeri Tipi, Tahsis Yeri Kategorisi, Tahsis Yeri Kodu, Tahsis Yeri Açıklaması bilgileri ile yer alır. Fiili sayım miktarları arasındaki uyuşmazlık, Sayım Miktarı kolonunda Var/Yok seçilerek kaydedilir. Eğer sayım diğer varlıksa adetsel değişiklik yapılabilmektedir. Örneğin; 3 adet olan miktar sayım miktarında 4 veya 5 olarak güncellenebilir.
Sayımda Bulunan Varlıkların Listeye Eklenmesi
Sistemde kayıtlı olamayan, ancak sayım işlemi sırasında ortaya çıkan varlıklara ait sayım işlem sonuçları, sayım sonuç penceresinde alt bölümde yer alan Sayımda Bulunan Varlıklar seçeneği ile kaydedilir. Sayım sonucu oluşan bu fazla varlıklar için, varlık kartı tanımlanarak işletmeye alma fişi ile varlık envanterine alınması gerekmektedir.
Sayımda bulunan varlıklar penceresinde bulunan her bir varlığa ait sayım sonuç bilgisi varlık kategorisi ve tipi belirtilerek kaydedilir.
Sayım Fişlerinin Oluşturulması
Sayım işlemine ait fişler, Fiş oluşturma seçeneği ile otomatik olarak oluşturulur. Sayım sonucu yok ya da eksik kaydedilen varlıklar için "Fiş Oluştur" butonu ile "İşletmede Çıkarma Fişi" oluşmaktadır. Varlık sayım işlemleri esnasında sayımda bulunamayan varlıklar yok ise, fiş oluşturulduğunda bu varlıklar için işletmeden çıkarma fişi oluşur. Oluşan bu fişler Hareketler menüsü altında yer alan Varlık Sayım İşlemleri listesi ilişkili kayıtlar menüsünden izlenir.
Varlık Sayım İşleminde Diğer Varlıkların Seri/Lot Takibi
Varlık Sayım İşleminde Diğer Varlıklar için sayım eksiği oluştuğunda İşletmeden Çıkarma fişi kesilir. Seri/Lot takibi olan Diğer Varlıklarda bu fişin doğru oluşması ve Seri/Lot giriş hareketleri ile ilişkilendirme yapılması için işlemdeki varlık satırlarının F9 menüsünde yer alan "Seri/Lot Bilgileri" seçeneği kullanılır. Bu seçenek, satır türü Diğer varlık olduğunda ve girilen varlık Seri/Lot takipli olduğunda aktiftir.
"Seri/Lot Bilgileri" penceresi varlığın izleme yöntemine göre "Seri Çıkış Hareketleri" veya "Lot Çıkış Hareketleri" penceresi olarak açılır. Sayım miktarı, varlık miktarından düşük ise Seri Çıkış Hareketleri girilmiş olmalıdır.
Varlık Sayım işleminde "Fiş Oluştur" ile devam edildiğinde, seri/lot bilgisi eksik olan Diğer Varlık satırları varsa veya girilen Seri/Lot miktar toplamları sayım eksiği miktarı (miktar-sayım miktarı) ile aynı değilse uyarı alınır.