CRM'de rol tanımlamanın en verimli yolu, öndeğer roller içerisinden bir tanesini Çoğalt Rol seçeneği ile çoğaltıp üzerinde gerekli değişiklikleri yapmaktır. Rolü çoğaltmak için Roller ekranında ilgili rol kaydının yanındaki işaret kutucuğu seçilir ve Çoğalt Rol seçeneğine tıklanır.
Açılan Rol tanım ekranındaki Ad alanı benzersiz bir alandır ve bilgi girişi zorunludur.
işaret kutucuğu, kullanıcıya yönetici rolü verilecekse işaretlenir.
Rol tanım ekranı 3 ayrı sekmeden oluşur:
- Kullanıcılar
- Tür İzinleri
- Tür İzinleri Matrisi
Kullanıcılar Sekmesi
Rol tanımının Kullanıcılar sekmesinde, tanımlanan rolün atanacağı kullanıcılar seçilir. Kullanıcılar sekmesinden 
tuşu ile eklenen kullanıcılara tanımlanan rol bağlanmış olur.
Aynı işlem kullanıcı bazında Kullanıcı Kartından da yapılabilir. Bunun için kullanıcı kartının Roller sekmesinde kullanıcıya istenen rol bağlanır.
Tür İzinleri
Tür İzinleri sekmesinde rolün kapsamı belirlenir. Tür İzinleri sekmesinde, yalnızca menü ismi ile yazılan bir tür izni Düzelt 
seçeneği ile açılır.
Ekrana gelen Tür İşlemleri İzinleri penceresinde Üye İzinleri ve Nesne İzinleri adlı iki sekme bulunur. Bir alanın gizlenmesi ya da sadece okuma modunda görüntülenmesi gibi talepler, rol tanımda Üye İzinleri ile sağlanır.
Daha sonra belirli bir kriteri sağlayan kullanıcının kaydı okuması için Nesne İzinleri sekmesi seçilir ve “+” butonu ile ilgili kriter eklenir.
İstenilen kriter birden fazla tablo içerisindeki veriyi birleştireceği için Metin sekmesine geçiş yapılır. Kriter bu alana yazılır. Alt bölümdeki “Okuma” ve “Yazma” izinleri aktif edilir.
Son olarak “Teklif” tür izni içerisindeki görünüm aşağıdaki gibi olmalıdır.
Rol Modelleri
[SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [SalesRep] is Null
[RelatedFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [RelatedFirm.SalesRep] is Null
[ActivityFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [ActivityFirm.SalesRep] is Null Aktivite İçin (Kayıt İçerisindeki Satış Temsilcisine Göre) [SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()]
[OpportunityFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [OpportunityFirm.SalesRep] Is Null