e-Mutabakat Dokümanı

 Logo Ürünlerinde e-Mutabakat Kullanım Dokümanı 

Logo e-Mutabakat ile mutabakatlar;

• Daha zahmetsiz
• Daha pratik
• Elektronik ortamda raporlanabilen
• Yüksek oranda cevap alınabilen şekildedir.
• BA-BS, cari ekstre, bakiye mutabakatların tamamını bu sistem üzerinden yönetebilir ve tek bir yerden rapor alabilir. Logo ürün ailesine entegre olduğundan kullanılan mevcut programdan çıkmadan Logo e-Mutabakat Portalı'na doğrudan erişilebilir.
• Logo e-Mutabakat ürününü kullanmak için e-Fatura mükellefi olmaya ya da bir Logo ürünü kullanımına gerek yoktur.
• Karşı taraf Logo e-Mutabakat kullanıcısı olsun ya da olmasın e-Postalarınızı otomatik olarak yanıtlayabilir, sizlerle ekstrelerini paylaşabilirler.
• Karşı tarafın gönderdiği cevapları otomatik olarak mail adresinizde görebilirsiniz.
• Gönderdiğiniz mutabakatların karşı tarafın mail adresine iletilip iletilmediğini, okunup okunmadığını görebilirsiniz.
• Cevap alamadığınız durumlarda otomatik olarak yeniden gönderim yapabilirsiniz.
• Mutabakat mektubunun mail formatını kendiniz ayarlayıp farklı şablonlar oluşturabilirsiniz.
• Telefon ile sonuç aldığınız mutabakatları sistem üzerinden sonlandırabilirsiniz.
• Logo e-Mutabakat Portalı üzerinden mutabakatlarınızın durumunu kontrol edebilirsiniz.
• Şirket içerisindeki farklı kullanıcılara yetkiler verebilirsiniz.

Eğer bir Logo programı kullanılıyorsa ve kullanılan ürün modülleri içinde Mutabakat diye bir sekme yoksa,

ERP programının (Go, Goplus,Tiger vb.) içerisinde LBSLoad klasörü altında bulunan DiyaLogo.DLL dosyası günceli ile değiştirilmelidir. Aynı zamanda yine ERP dizininde bulunan add-ons.ini dosyasındaki DiyaLogo.DLL dosyası " + " konumuna getirilmelidir. Programdan çıkıp tekrar giriş yapıldığında e-mutabakat görüntülenir.

• Hesap oluşturma sırasında girilen mail adresine aktivasyon maili ulaşır ve maildeki linke tıklanarak hesap aktive edilir.
• Hesap aktivasyonu yapıldıktan sonra, kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılarak e-Mutabakat kullanılmaya başlanır.

 ERP Ürününde Kullanımı

Muhasebe Programı içerisinde e-Mutabakat menüsü altında 3 sekme bulunmaktadır:

• Tanımlar
• İşlemler
• Raporlar
  
  

TANIMLAR

Bu sekme altında üye olunan Mutabakat Portalı'na giriş bilgileri tanımlanır, gönderilecek mutabakat türleri ile ilgili parametre seçimleri yapılır.

Bakiye Mutabakatı Parametreleri;

Bakiye mutabakatı ile ilgili parametreler, bu bölümde tanımlanır.

• 'Bakiye Mutabakatında ekstre gönderilsin' aktif ise karşı firmaya gönderilen mutabakat mektuplarının içerisinde bu firmaya ait olan cari hesap ekstresi raporunun mail içerisinde gönderilmesi sağlanır.
• 'Bakiye Vermeyenler Listelenmesin' seçiminde Mutabakat gönderilecek firmanın bakiyesi 0 ise mutabakat oluşturma işleminde bu firma listelenmez.
• 'Hareket Görmeyenler Listelenmesin' seçiminde Mutabakat gönderilecek firmada gönderim yapılan dönem içi hareket bulunmuyorsa bu firma listelenmez.
• 'Bakiye Mutabakatı vergi numarasına göre gruplansın' seçiminde aynı VKN/TCKN'ye ait birden fazla cari hesap kartı olduğunda, gruplama parametreleri kullanılabilir.

 




BA-BS Mutabakatı Parametreleri;

BA-BS mutabakatı ile ilgili parametreler, bu bölümde tanımlanır.

• 'Onay Adımında fiş bazında gösterilsin ' seçeneği ile 

  Onaylama işlemi ile birlikte fiş bazında gösterilmesi sağlanmaktadır

• 'BA/BS mutabakatında kur farkı fişi kullanılsın' seçiminde BA/BS mutabakatlarında, cari hesap fişlerinden kur farkı fişlerinin de hesaplanması sağlanır.
• 'BA Mutabakatı vergi numarasına göre gruplansın' seçiminde aynı VKN/TCKN'ye ait birden fazla cari hesap kartı olduğunda, gruplama parametreleri kullanılır.
• 'Bedelsiz Faturalar belge toplamını etkilesin ' seçiminde oluşturulan bedelsiz faturaların BA-BS mutabakatlarında belge toplamını etkileyip etkilemeyeceği belirtilir.

İhtar Mektubu Parametreleri ;

İhtar Mektubu ile ilgili parametreler, bu bölümde tanımlanır. e-Mutabakat parametreleri içerisinde ihtar mektubunun hangi gün aralığında gönderileceği bilgileri tanımlanır.

Örneğin;

1. Seviye 7 güne kadar (fatura tarihi itibariyle 7. gün)
2. Seviye 15 güne kadar (fatura tarihi itibariyle 15. Gün)
3. Seviye 15 gün sonrası için, (fatura tarihi itibariyle 15 günden sonrası için)

3.seviye ek koşul vermek istenirse ilgili parametre işaretlenip fatura özel koduna göre % 'lik oranın girilmesi durumunda tutarın arttırılması sağlanır.

İŞLEMLER

Mutabakat gönderimleri 'İşlemler' sekmesi altından gerçekleştirilir. Her mutabakat türü için farklı bir alan tanımı bulunur. Gönderilmek istenen mutabakat türü seçildikten sonra Sistem tarafından gelecek ola ekran aşağıdaki gibidir:

 

Bu ekranda mutabakat dönemi, mutabakat türü seçildikten sonra "Bakiye Listele" butonu ile filtrelere ve parametrelere uygun kayıtlar listelenir.

Listelenmiş kayıtlarda e-Mail kolonundaki bilgi, Cari Hesap Kartı / Diğer Sekmesi / Form Gönderim Bilgileri / Mektuplarından getirilir.

• Mutabakat hazırlama ekranındayken, VKN/TCKN ve e-posta adresleri değiştirilebilir durumdadır. Değişiklik yapmak istenirse bu ekranda yapılır. 
• VKN/TCKN ve e-mail adreslerinde yapılan değişikliklerin cari hesap kartına da uygulanması için ilgili kaydın üzerinde sağ fare tuşu menüsünde bulunan 'Cari hesap kartını güncelle' seçeneği kullanılabilir.

• İlgili düzenleme ve filtrelemeler yapıldıktan sonra "Mutabakat Hazırla ve Sunucuya Gönder " butonları ile mutabakat e-Postası gönderilir.

RAPORLAR
'Mutabakat Durumları' sekmesinde gönderilen mutabakatların durumları "Durum Güncelleme" butonu ile güncellenip mutabakat mektubunun kimler tarafından cevaplandığının ve mutabık olunup olunmadığının kontrolleri yapılır.

 





'Mutabakat Durumları' sekmesi dışındaki Raporlar altındaki tüm sekmeler kullanıcıyı {+}https://e-+
mutabakat.logo.com.tr/ adresindeki giden ve gelen kutusuna yönlendirmektedir.







Not: Gönderilen mutabakatlara verilen cevaplar Gelen Kutusundan değil Giden Kutusundan sorgulanmaktadır. Gelen kutusunda kullanıcıya gelen mutabakatlar görüntülenmektedir. Mutabakat portalına gelen tüm cevaplar aynı zamanda üyelik işlemi sırasında girilen mail adresinede otomatik olarak gelmektedir.




Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;
• Hatırlatma Maillerinin periyodunun değiştirilmesi ve devre dışı bırakılması için,firma parametrelerinden işlem yapılır.





Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;

• Mail, Sms ve Fax gönderimine ilişkin ayarlar için, firma parametrelerinden işlem yapılır.

Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;

• Gelen cevaplara ilişkin gönderilen bilgilendirme mailleri için birden fazla mail adresi tanımlanabilir. Bunun için, kullanıcı parametrelerinden işlem yapılır. Noktalı virgül kullanılarak birden fazla mail adresi tanımlanabilir.

Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;

• E-Mutabakat süreçlerinde oluşturulan bir firmanın altına alt firma açılabilmekte ve bu firmalar ortak kontör havuzundan yararlanabilmektedir. 'Profilim' menüsü altından 'Firmalar' sekmesinde 'Alt Firma' eklenmektedir.

Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;

• E-Mutabakat süreçlerinde aynı firma için birden fazla kullanıcı tanımlanabilmektedir. Bu şekilde her kullanıcı farklı bir şubenin işlemlerini gerçekleştirebilmekte yada farklı mutabakat türleri ilgilenebilmektedir. 'Profilim' menüsü altından 'Alt Kullanıcılar' sekmesinde Alt Kullanıcı eklenmektedir.

Muhasebe Programında Gönderilecek Mutabakatlar ile ilgili Sunucu Tarafında Yapılacak Belli Başlı Özelleştirmeler;

• E-Mutabakat süreçlerinde giden mutabakat maillerinin ve mailin ekinde yer alan mutabakat mektuplarının içeriğini değiştirebilirsiniz. Her mutabakat türü için farklı şablonlar kullanabilirsiniz. Bu şablonların özelleştirme işlemini 'Sistem' altında 'Mektup Şablonları' ve Email&SMS Şablonları' sekmelerinden gerçekleştirebilirsiniz.