1-e-İrsaliye Nedir?
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirli sektör ve mükellef gruplarına e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.
E-İrsaliye uygulaması, kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” nin elektronik ortamda düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemeleri kapsayan uygulamadır.
2-Kimler e-İrsaliye ye geçmek zorundadır?
Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dahil) alan mükellefler.
Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malların imal, inşa, ithalini ve ana bayi/distribütör şeklinde pazarlamasını gerçekleştiren mükellefler.
4/6/1985 tarihli ve 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ve işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ile yaptıkları sözleşmeye istinaden maden üretim faaliyetinde bulunan gerçek ve tüzel kişi mükellefler.
4/4/2001 tarihli ve 4634 sayılı Şeker Kanununun 2 nci maddesinin (e) bendinde tanımına yer verilen şekerin (Beyaz şeker (standart, rafine küp ve kristal şeker), yarı beyaz şeker, rafine şeker, ham şeker ve kahverengi şeker olarak sınıflandırılan, pancar veya kamıştan üretilen kristallendirilmiş sakaroz ile nişasta kökenli izoglukoz, likid ya da kurutulmuş halde glukoz şurubu, sakaroz veya invert şeker veya her ikisinin karışımının suda çözünmesinden meydana gelen şeker çözeltisi ve invert şeker şurubu ile inülin şurubu) imalini gerçekleştiren mükellefler.
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükellefler
Tarım ve Orman Bakanlığınca gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınmasına yönelik oluşturulan Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar.
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun hükümlerine göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler
3-Kimler e-İrsaliye düzenleyebilir?
Sadece e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı kullanıcılar e-irsaliye düzenleyebilir ve alabilirler.
4-e-İrsaliye uygulamasına ilk kez dahil olan mükellefler kağıt irsaliye kesmeye devam edebilir mi ?
Uygulamaya ilk kez dahil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları ayın son gününe kadar e-İrsaliye yerine matbu irsaliye alıp düzenleyebilirler.
5-e-Fatura ve e-Arşiv faturası irsaliye yerine kullanılabilir mi?
Faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ,fatura görselinde İrsaliye Yerine Geçer ibaresi , bunun yanı sıra Düzenleme Tarihi ve Düzenleme Zamanı yer aldığı durumlarda teslimat ya da sevkiyat yapılabilmektedir.
6-e-Fatura hangi entegratörde kullanılıyorsa e-İrsaliye de aynı entegratörde mi kullanılmalıdır?
e-Fatura uygulamasında hizmet alınan özel entegratör dışında farklı bir özel entegratörden de hizmet alınabilir.
7-e-İrsaliye hangi irsaliye türünü / türlerini kapsamaktadır?
Düzenlenen e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
8-e-İrsaliyenin üzerinde bulunması gereken bilgiler nelerdir?
-e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
-Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
-Taşınan malın nevi, miktarı.
-Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
-Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad)
-Elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesini sağlamak amacıyla karekod veya barkod görselinin yer alması
9-Malı sevk etmek için e-İrsaliye’yi ne zaman düzenlemeliyiz?
e-İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce düzenlenip entegratöre gönderilmesiyle sevk işlemi başlatılabilir(509 Tebliği uyarınca) takibinde GİB sistemleri ile alıcısına başarılı bir şekilde iletilmesine kadar devam eden bir süreci içermektedir.
10-e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenmesi mümkün müdür?
Alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılmak, Ad-Soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenebilir.
11-İhracat işlemlerinde nasıl e-İrsaliye düzenleyebiliriz?
-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen mal ihracatı işlemlerinde de sevkiyatın başlamasından önce e-İrsaliye düzenlenmesi zorunlu olduğundan
İhracat işleminde, alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması nedeniyle “muhtelif müşteri” olarak e-İrsaliye düzenlenecek ya da e-İrsaliye yerine geçen e-Fatura ya da e-Arşiv fatura düzenleyebilmektedir.
12-e-İrsaliyelerde de Düzenleme tarihinin yanında "Sevk tarihi"nin de yer alması zorunlu mudur? Düzenlendiği gün sevki işlemi de gerçekleştirilen durumlarda, sevk tarihinin e-İrsaliye üzerinde ayrıca doldurulması, yer verilmesi zorunlu mudur?
Evet, matbu kağıt ortamdaki sevk irsaliyelerinde olduğu gibi, elektronik ortamda düzenlenen e-İrsaliyelerde de tanzim (düzenleme) tarihi yanında ayrıca bir sevk tarihinin yer alması zorunludur (VUK GT 253). Tanzim tarihi ile sevk tarihinin aynı gün olması halinde de bu tarihler ayrı ayrı e-İrsaliye'de yer alması gerekmektedir.
13-Sevk tarihi, irsaliye tarihi ile aynı veya ileri bir tarih mi olmalıdır? Yoksa irsaliye tarihinden daha geçmiş bir tarih olabilir mi?
e-İrsaliye malın sevki sırasında yanında bulundurulması gereken bir belge olup, malın fiili sevkinde önce düzenlenmesi gerekmektedir. İrsaliye üzerinde, irsaliyenin düzenlenme tarihine ilave olarak malın fiili sevk tarihinin de belge üzerinde gösterilmesi gerekmektedir. Malın fiili sevk tarihinin, irsaliyenin düzenlenme tarihinden önce olması mümkün değildir.
14-Malın fiili sevkinden önce, fatura düzenlenmişse düzenlenecek faturada malın fiili sevk tarihi ve irsaliye no'su alanı boş bırakılabilir mi?
Malın fiili sevk tarihi ile hangi irsaliye belgesi ile sevk edileceği faturanın düzenlenmesi anında henüz bilinmediğinden, faturadaki ilgili alanlar boş bırakılabilir. Ancak bu durumlarda, sonradan düzenlenecek e-İrsaliye'nin ilgili alanlarında önceden düzenlenen e-Fatura'nın tarih ve belge numarasına yer verilmesi zorunludur
15-Geçmiş tarihli e-İrsaliye düzenlenebilir mi?
Geçmiş tarihli e-İrsaliye düzenlenmesi mümkün değildir. e-İrsaliye sisteminde bununla ilgili kısıt bulunmaktadır. e-İrsaliye sistemine iletilen belgelerin fiili sevk tarihi e-İrsaliye sistem tarihinden önceki bir tarih olamaz.
16-Hedeften sistem yanıtı gelmediği durumda (alıcı tarafından sistem yanıtı gelmediğinde, iletilemediğinde) sevkiyatın kağıt irsaliye ile yapılması mümkün olacak mıdır? GİB sistemleri bu şekilde sistem üzerinden bir dönüş yapabilecek midir?
509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliğinin içeriğine göre işlem yapılacağından kağıt irsaliyeye göre işlem yapılması söz konusu olmayacaktır. Malın sevkiyatına başlanılması için alıcı tarafından sistem yanıtının dönülmesi beklenmeyecek, sadece e-İrsaliye' nin Entegratörlük sistemlerine iletilmiş olması yeterli olacaktır.
17-Aynı mükellefin depoları, şubeleri arasındaki dahili sevkiyatlarında da e-İrsaliye düzenlenmesi zorunlu mu?
Evet zorunludur. Zira, e-İrsaliye de kağıt irsaliye ile aynı hukuki değere sahip olduğundan, kağıt irsaliye düzenlenmesi gereken bir durumda (işletmelerin kendi birimleri, şubeleri veya depoları arasındaki mal sevkiyatlarında genel hükümlere göre kağıt irsaliye düzenleme zorunluluğu bulunmakta olduğundan) satıcı veya malı sevk eden ile alıcı veya malı teslim alacak olanın e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olduğu durumda, iki taraf durumunda e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı durumda bulunan işletmenin kendisi olduğundan, düzenlenecek sevk irsaliyesinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
18-e-İrsaliyenin düzenlenmesi sırasında mobil cihazlar, tablet vb. sistemler kullanılabilir mi? Yoksa bunların mutlaka masaüstü bir PC'den mi düzenlenmesi gerekir?
İrsaliye düzenlenmesi aşamasında teknolojinin sunduğu her türlü imkandan yararlanmak mümkündür.
19-e-İrsaliye yanıtı, irsaliye oluşturulduktan kaç gün sonraya kadar oluşturulabilir olacaktır?
e-İrsaliye sistemi üzerinden “KABUL” irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır.
e-İrsaliye yanıtı süresi fiili sevk tarihinden itibaren 7 günlük süreyi aşamaz.
20-Aynı e-İrsaliye için ALICI birden fazla e-İrsaliye YANITI oluşturup sisteme iletebilir mi?
Hayır, belirtilen şekilde bir irsaliye için birden fazla yanıt dönülmesi mümkün değildir.
21-e-İrsaliye üzerinde nakliye firması, aracın plaka no, şoför bilgilerinin yazılma zorunluluğu var mıdır?
Taşıma işinin, lojistik firmaları tarafından yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de lojistik firmasının VKN, Unvan bilgisi yazılmalıdır. Araç ve şoföre ilişkin bilginin bu durumda yazılması zorunlu değildir. Ancak, taşıma işinin bizzat satıcı/alıcının kendi araç ve şoförleri ile yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de araç plaka no ve şoförün bilgilerine yer verilmesi zorunludur.
22-Taşıma sırasında sadece e-İrsaliye'nin karekod veya barkodunun bulundurulması yeterli midir?
Hayır, sadece barkod veya karekod bilgisinin bulunması yeterli olmayıp, taşıma sırasında araçta düzenlenen e-İrsaliye'nin bir örnek kağıt çıktısı veya elektronik olarak belge görüntüsünün bulundurulması ve yol denetimi personeline ibraz edilmesi ve bu bilgilere göre ibraz olunan sevk irsaliyesi belgesinin GİB sistemleri üzerinden doğrulanabilmesi gerekmektedir.
23-e-İrsaliyenin yanlışlıkla müşteri tarafından reddedilmesi sonucunda nasıl ilerlenecek, aynı irsaliye yeni numara ile tekrar gönderilebilecek mi?
e-İrsaliyenin alıcısı tarafında sehven reddedildiği durumlarda ivedilikle yeni e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenecek yeni e-İrsaliyede yeni belge numarası kullanılmak zorundadır
24-Bedelsiz gönderilerde de İrsaliye kullanılacak mı?
İrsaliye malın değerinden bağımsız olarak taşınacak olanın bir mal olup olmadığına bakar. Mevzuat gereği, merkez ve şube karşılıklı olsa dahi karşıdan karşıya geçirilen mal için merkezin şubesine veya şubenin merkeze irsaliye düzenlemesi gerekir.
25-Düzenleyen ve alıcının aynı mükellef olması durumunda yine e-İrsaliye düzenlenecek mi?
Evet sevk irsaliyesi e-İrsaliye kapsamındadır. e-İrsaliye düzenleyen ve alan aynı taraf olabilir.
26-e-İrsaliye ile kesilecek olan e-Faturanın miktarlarının eşit olması gerekir mi ?
Hayır gerekmemektedir. Sevk ile faturası kesinlen miktar farklı olabilir.
27-e-İrsaliye de yazılan malları "eksik olarak" teslim alan alıcı ne yapacaktır?
e-İrsaliye de yazılan malları "eksik olarak" teslim alan alıcı, istemesi halinde e-İrsaliye sistemi üzerinden "KISMİ KABUL" irsaliye yanıtı ile satıcıya fiilen teslim aldığı mal miktarını bildiren bir yanıt dönebilir. Fakat sistemsel olarakta 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş e-İrsaliye'lere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilmektedir. Bu nedenle, irsaliye ile e-Faturanın bütünlüğünün sağlanması bakımından alıcı tarafından sistem üzerinden bir yanıtın dönülmediği durumlarda,
fiilen teslim alınan mal miktarının alıcı ve satıcı arasında tanzim olunan harici diğer belgelerle (Teslim/Tesellüm belgeleri,tutanak, makbuz vb. belgelerle - e-İrsaliyenin kağıt çıktısı üzerine alınacak notlar ve imzalar da söz konusu belgeler yerine kullanılabilir.-) tevsik ve ispat olunması ve ilgili makamlara istenildiğinde ibraz edilebilir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.Fiilen teslim edilen/alınan mal miktarını gösteren harici belgelerin satıcı ve alıcı açısından ispat işlemlerinde tevsik edici belge olarak kullanılması mümkün bulunmaktadır. Alıcısı tarafından fiilen teslim alınmayan mallar için, satıcıya ayrı bir eİrsaliye'nin alıcı tarafından ayrıca düzenlenmesi gerektiği de tabiidir.
28-e-İrsaliyenin iptali yapılabilir mi?
e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “ret” yanıtı verilebilir.
29- Satışa konu olmayan ancak tamir / bakım amaçlı gönderilen mal, ekipman veya demirbaş sevkiyatlarında sevk irsaliyesi düzenlenmesine gerek var mıdır?
İşletmeye ait mal, demirbaş, ekipman vb. unsurların işlem görmek (boyatılmak, tamir edilmek, parça değiştirmek, dikilmek vb.) üzere başka işletmelere sevkiyatında da e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda düzenlenecek e-İrsaliyelerde ilave not, açıklama bilgisine yer verilerek söz konusu mal, ekipman, demirbaşın tamir, bakım, işlem görmek üzere gönderildiği belirtilecektir. Bu durumda söz konusu unsurları taşıyan/taşıtan kim ise onun sevk irsaliyesi / e-İrsaliye düzenlemesi gerekmektedir.
30-Aynı araçta birden fazla müşteriye ait mallar sevk ediliyorsa her bir müşteri için ayrı ayrı mı sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekir?
Evet, aynı araçla da olsa birbirinde farklı kişi veya kurumlara ve farklı adreslere sevkiyat işlemi gerçekleştirildiğinden her bir alıcı ayrı ayrı değerlendirilerek onlara ait sevk edilen mallar için ayrı ayrı sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekir.
31-Taşıma irsaliyesinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi mümkün müdür?
e-İrsaliye uygulaması hali hazırda münhasıran "sevk irsaliyesi" belgesi için başlatılmış olup, ücret mukabili eşya taşımacılığı yapan işletmeler tarafından düzenlenmesi gereken "Taşıma İrsaliyesi" için başlamamış olduğundan taşıma irsaliyelerinin elektronik belge olarak düzenlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Ancak GİB tarafından gerekli teknik, mevzuat çalışmalarının tamamlanması müteakip taşıma irsaliyelerinin de elektronik belge olarak düzenlenebilmesi mümkün olabilecektir.
32-E-irsaliye düzenlendikten sonra ne kadar sürede faturanın kesilmesi gerekiyor?
Fiili sevk tarihinden sonra 7 gün içinde faturanın düzenlenmesi gerekmektedir.
33-İhracat irsaliyesinin hatalı olması durumunda nasıl bir yol izlenebilir?
İhracat işlemlerinde e-irsaliyenin hatalı düzenlenmesi durumunda doğru hali ile düzenlenecek e-irsaliyede yanlış olan e-irsaliyenin belge numarası ve tarih bilgisi ile ilgili belgenin hatalı düzenlendiği ibaresine yer verilerek düzenlenen güncel e-irsaliye ile işlem yapılabilir
34-Sevkiyat sırasında araç içinde e-irsaliye belgesinin kâğıt çıktısının bulunması zorunlu mudur?
Malın fiilî sevki sırasında araç içinde e-irsaliyenin kâğıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunludur.
35-İrsaliye Yanıtı, iade işlemlerinde düzenlenen irsaliyenin yerine kullanılabilir mi?
Hayır. E-irsaliye yanıtı, iade işlemi için düzenlenecek olan sevk e-irsaliyesinin yerine geçmez. İade işlemlerinde ayrıca e-irsaliye düzenlenmelidir.
36-e-irsaliyede kısmi kabul durumlarında alıcı kayıtlı kullanıcılar arasında değilse nasıl bir yol izlenmeli?
Alıcının kayıtlı kullanıcılar arasında olmadığı durumlarda sistem üzerinde yanıt oluşturamayacağı için fiilen teslim alınan mal miktarının alıcı ve satıcı arasında tanzim olunan harici diğer belgelerle Teslim/Tesellüm belgeleri, tutanak, makbuz vb. belgelerle - e-İrsaliyenin kağıt çıktısı üzerine alınacak notlar ve imzalar da söz konusu belgeler yerine kullanılabilir.
37-Teslim sırasında hasar ya da başka bir durumdan dolayı alıcı tarafından teslim alınmayıp satıcısına iade edilen ve satıcısı tarafından geri getirilen ürünlerde sevk irsaliyesi ne şekilde düzenlenecektir?
Söz konusu malların geri getirilmesi işlemi satıcı tarafından yerine getirilmekte olduğundan satıcının, söz konusu malları işletmesine geri getirmesi durumunu tevsik etmek ve yol denetimleri sırasında ibraz edilebilmesini sağlamak üzere yeni bir sevk irsaliyesini kendisine olmak üzere düzenlemesi gerekmektedir. Bu yeni irsaliye, teknik imkanlar elvermesi halinde e-İrsaliye olarak, teknik imkanlar elvermemesi halinde ise öncelikle matbu kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi olarak düzenlenecektir. Matbu olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin en geç izleyen gün içinde Matbudan Dönüştürülen E-İrsaliye tipinde e-İrsaliye'ye dönüştürülmesi gerekmektedir.