Kets Docplace Doküman Yönetimi Entegrasyonu

Amaç

İki farklı amaç için iki farklı şekilde entegrasyon yapılabilmektedir:

1. Aktivite kullanımı ile akış üzerinden anlık entegrasyon sağlamak.
   (İş üzerindeki dosyaların bir doküman tipi eşlenmesi yapılarak, ilgili akış adımına gelindiğinde Kets Docplace'e gönderilmesi)
       (Not: ERP içerisinden dokümanlara erişim için ilgili ERP (Tiger - Netsis) seçilerek aktivite kullanılabilir. Kets Docplace Basic Lisans ile kullanılabilir.)
2. "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" otomatik süreç tanımı ile periyodik entegrasyon yaparak LFLOW veritabanının yoğunluğunu azaltmak
       (LFLOW veri tabanında tutulan dosyaların belirlenmiş zamanlarda boşaltılarak Kets Docplace üzerine atılması)
       (Not: Dosyalara erişim için Kets Docplace Pro lisans modeli kullanılmalıdır.)
   
   

Sonuç

Örnek Senaryolar: 

• Yalnızca Aktivite kullanımı: Aktivite kullanımı yapıldığında iş üzerindeki bir dosya LFLOW >NWFFILES tablosunda tutulmaya devam edilirken, Aktivite Kets Docplace veritabanına da kopyası olan bir dosya gönderilmiş olur.
  (Sonuç: 2 aynı kopyanın biri LFLOW diğeri Kets üzerinde tutulur.)
  
• Yalnızca Otomatik Süreç kullanımı: "Doküman Yönetimi Senkronizasyonu" otomatik süreç tanımı ile LFLOW > NWFFILES üzerindeki dosya Kets Docplace'e "LOGO FLOW Dokümanı" tipi ile gönderilir.
  (Sonuç: İş üzerindeki dosya LFLOW veri tabanı yerine sadece Kets üzerinde tutulur.)
• Hem Aktivite hem Otomatik Süreç kullanımı:
  Dosya;
    Aktivite kullanımında aktivite üzerinde seçilen doküman tipi ile Kets Docplace'e gönderilir.
    Otomatik süreç ile LFLOW veritabanında tutulan dosya "LOGO FLOW Dokümanı" tipi ile Kets Docplace'e gönderilir. 
  (Sonuç: 2 aynı kopyanın ikisi de Kets üzerinde iki farklı doküman tipi ile tutulmuş olur.)

Gereksinimler

1- Kets Docplace Rest Servis 

  a- Tiger ya da Netsis ERP ürünleri varsa

Servis Ayarları

Mevcut ayarlar sunucu üzerinde "Ayarlar Servisi > LFlow Servis Ayarları > Kets Docplace Servis Ayarları" altında bulunur.

Rest Servis Adres: Kets Docplace Rest Servis adresi girilmelidir.

Kullanıcı Adı: Kets Docplace Rest servis kullanacak yetkili kullanıcı adı girilmelidir.

Şifre: Kets Docplace Rest servis kullanacak yetkili kullanıcı şifresi girilmelidir.

Tasarım Aracı

Akış tasarım sırasında Kets Docplace Rest Servis aktivitesi sürükle bırak işlemi ile akış tasarım ekranına bırakılır.

( "Tasarım Aracı > Servis Aktiviteleri > Kets Docplace Rest Servis") bknz: Kets Docplace Rest Servis Aktivitesi

1. Kets Docplace Rest Servis Aktivitesi > Doküman Ayarları bölümüne tıklanır.
2. Doküman tipi açılır listesi içerisinden ilgili doküman tipi seçilir.
   1. ERP entegrasonu için Tiger için Logo, Netsis için Netsis Doküman Tipi seçilebilir.
   2. Kets Docplace Pro lisans kullanılıyorsa, uygulama içerisinden yaratılmış olan özel Doküman Tipleri görüntülenerek seçim yapılabilir. Bu eşleme ile gönderilen dokümanlara Kets Docplace uygulaması içinden erişilebilir.

Logo Flow Masaüstü Uygulaması | E-imza Ayarlarının Yapılandırılması ve Kontrolü

E-imza kullanabilmek için aşağıdaki işlemlerin yapılmış olması gerekmektedir: 

1- E-imza cihazı lokal bilgisayara takılır.

2- Logo Flow Masaüstü Uygulaması > Sağ Tık > Ayarlar bölümünde ilgili URL ve kullanıcı bilgileri tek seferlik girilip kaydedilmiş olmalıdır.

3- Logo Flow Masaüstü Uygulaması > E-imza bölümüne tıklanır.

4- İlk defa kullanım yapılıyorsa (Ayarlar servisinde tanımlanan kullanıcı adı-şifre için sistem tanımlı bir e-imza bulunmuyorsa) e-imza ekranında eşleştirme onayı sorusu gelir, Evet ile kullanıcı ile kendisine ait e-imza eşleştirilerek kaydedilir.

Kullanıcı sistemde bu e-imza ile tanımlandıktan sonra değiştiremez, bu sebeple kullanıcı - e-imza eşleşmesinin doğruluğundan emin olunmalıdır.

5- E-imza ekranında eşleşme sonrası kart bilgisi bölümünde sistemde kayıt olunduğuna dair ikon görünür.

6- Kullanıcı sertifikası kontrol edilir ve geçerli ise sertifika durumu bölümünde sertifika doğrulama ikonu gösterilir. İkon üzerine tıklandığında kişiye ait sertifika bilgileri görüntülenebilir.

7- E-imza takılı, geçerli ve hazır durumda ise, "E-imza kart bilgileriniz senkron edildi." bilgilendirmesi görünür. Bu aşama sonrası uygulama açık bırakılarak portal üzerinden butona basılarak imzalama işlemi başlatılabilir.

E-imza Bilgisinin Görüntülenmesi

Amaç:  İmzalı olan akışlara ait bilgilerin ; sorgulanması ve doğruluğunun kontrolünün sağlanmasıdır.

İş no (NWFLOGMASTER.INSTANCEUNIQUEID) ya da instanceguid (NWFLOGMASTER.INSTANCEID) değeri ile o işe ait imzalı adımlar ve imzalayan bilgisine ulaşılabilir. 

İş No ile Sorgulama:  http://localhost:64022/Pages/ESignControl/ESignControl.aspx?jobid=23317 

INSTANCEID ile Sorgulama: http://localhost:64022/Pages/ESignControl/ESignControl.aspx?instanceid="BBE59951-2019-489D-823D-D1ECD34FD154"

Portal Üzerinde Formun E-imza ile İlerletilmesi (İşe Ait Akış Adımının İmzalanması)

Portal üzerinde e-imza isteyen kol üzerinden işi ilerletebilmek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1- E-imza takılı, geçerli ve hazır durumdadır, ve Logo Flow Masaüstü Uygulaması üzerinde "E-imza kart bilgileriniz senkron edildi." bilgilendirmesi görünür.

Not: Kullanıcı "Logo Flow Masaüstü Uygulaması"ndaki ayarlar tanımlamalarını daha önce hiç gerçekleştirmeden portal üzerinde e-imza ile ilerlemek isterse "Kullanıcıya ait e-imza kartı bulunamadı. İşleme devam edilemiyor!" uyarısı gösterilir.

2- Portal Üzerinde e-imza özellikli aksiyon butonuna basıldığında bir "Onay Kodu" üretilir ve bu kod otomatik olarak Logo Flow Masaüstü Uygulaması'na gönderilir.

3- Logo Flow Masaüstü Uygulaması üzerinden "Evet" ile onay verilir.

4- Onay için PIN ekranı açılır, PIN girişi yaparak Tamam tuşuna basılır. 

5- E-imza ile imzalama işlemi tamamlanır, portal ve Logo Flow Masaüstü Uygulama üzerinde bilgilendirme mesajları gösterilir.

İş Detay Ekranında E-imza ile İlerletilmiş Akış Adımlarının Görüntülenmesi

• Portal > İş Detay ekranında "Akış Adımları" bölümünde e-imza ile ilerletilmiş adımlar üzerinde bir onay ikonu gösterilir.
• Bu onay ikonu üzerine gelindiğinde tooltip olarak kim tarafından imzalandığı bilgisi (kullanıcı adı değil, e-imza kişisi) gösterilir.
• İkon tıklandığında detay bilgiler de görüntülenebilir.

Son İşlem ve Hata Loglarının Görüntülenmesi

Portal üzerinde hata alındığında son işlem logları görüntülenmek istenirse;

"Logo Flow Masaüstü Uygulaması > Sağ Tık > E-imza >  İşlemler > Son İşlem Logları" menüsü tıklanarak son işlem ve hata loglarına erişilebilir.

İmzalanmış Dosyaların ve İmzaların Kontrolü

C:\Users\KullanıcıAdı\AppData\Local\LogoFlowApp\SignFiles altından imza ve imzalanmış form bilgilerine erişilebilir.