Sipariş fişi veya irsaliye eklendiğinde e-Fatura/e-İrsaliye kullanıcısı olmayan cari hesap, siparişin faturalanması veya sevk edilmesine kadar geçen zamanda e-Fatura/e-İrsaliye kullanıcısı olabilmektedir. Programda ayrıca e-Dönüşüm Bilgileri Güncelleme işlemi çalıştırılmadığı durumda, otomatik oluşturulan fatura veya irsaliye e-Fatura/e-İrsaliye olarak işlem görmesi gerekirken e-Arşiv Fatura/Sanal İrsaliye olarak eklenmektedir. Bu durumun önlenmesi amacıyla 3.01 versiyonunda geliştirme yapılmıştır. Geliştirmeye istinaden e-Dönüşüm parametreleri Genel başlığı altına Fatura ve İrsaliye Otomatik Oluşturulduğunda Cari Hesap e-Dönüşüm Bilgileri Güncellensin parametresi eklenmiştir.
Fatura ve İrsaliye Otomatik Oluşturulduğunda Cari Hesap e-Dönüşüm Bilgileri Güncellensin parametrenin Evet olarak seçildiği durumlarda olanlar aşağıda belirtilmiştir:
- Sipariş/Sevkiyat Fişi/İrsaliye üzerinden gerçekleştirilen Faturala/Sevket/İrsaliye Oluştur işlemlerinde, cari hesaplar için e-Dönüşüm Bilgileri Güncelleme işlemi başlatılacaktır.
- Fatura/İrsaliye içerisinden gerçekleştirilen Sipariş Aktar/İrsaliye Aktar işlemlerinde, cari hesaplar için e-Dönüşüm Bilgileri Güncelleme işlemi başlatılacaktır.
- Toplu Sipariş Faturalama, Toplu İrsaliye Faturalama, Toplu İrsaliye Oluşturma toplu işlemlerinde, cari hesaplar için e-Dönüşüm Bilgileri Güncelleme işlemi başlatılacaktır.
Böylece cari hesap kartı üzerindeki e-Dönüşüm alanlarının (Senaryo, Etiket Bilgileri) GİB sisteminde kayıtlı bilgiler ile güncellenmesi sağlanacaktır. İşlemler sonucunda oluşacak fatura ve irsaliyeler carinin güncel durumuna göre kaydedilecektir.
Örnek verecek olursak eğer; 01.02.2021 tarihinde e-fatura ve e-irsaliye kullanıcısı olmayan bir cari hesaba sipariş fişi kaydediliyor. Sipariş fişinin e-Dönüşüm Detayları sekmesi kontrol edildiğinde e-Arşiv ve Sanal e-İrsaliye kutucuklarının işaretli olduğu görülmektedir.
Bu sipariş fişinin girişi ile (01.02.2021) faturalanacağı tarih arasında (16.02.2021) ilgili cari hesap e-fatura ve e-irsaliye kullanıcısı olarak sisteme kaydedildiğini varsayalım.
Bu durumda sipariş üzerinden faturalama yapıldığı durumda oluşan fatura e-fatura ve buna bağlı eklenen irsaliye e-irsaliye olarak oluşacaktır. Eklenen bu fişlere e-fatura ve e-irsaliye numara şablonundan numara verilecektir. Ayrıca cari hesap kartı içerisinde güncellenen alanlar şunlardır; e-Fatura/e-İrsaliye Kullanıcısı, e-Fatura/e-İrsaliye Geçiş Tarihi, e-Fatura/e-İrsaliye Etiket Bilgileri ve e-Fatura/e-İrsaliye Senaryo.