Tahsis işlemi varlığın bir organizasyonel birime, personele, cari hesaba, varlık, ambara ya da varlık kısmına belirsiz bir süre kullanımı için ayrılması işlemidir. Bununla birlikte tahsisi yapılmış olan bir varlığın başka bir birim, personel, cari hesap, varlık, ambar ve varlık kısmına aktarımı da tahsis işlemleri ile gerçekleştirilir. Tahsis işlemi ile bir varlığın ambardan kullanıma, serbestten kullanıma, kullanımdan kullanıma, kullanımdan ambara, ambardan ambara verilmesi işlemleri kaydedilir.
Tahsis işlem bilgileri için kullanım hareketleri listesinde Ekle seçeneği yanında yer alan ok tıklanır ve hareket türü Tahsis seçilir. Açılan fiş üzerinden kaydedilen alan bilgileri ve açıklamaları şunlardır:
Fiş Başlık Bilgileri
Fiş Numarası: Tahsis fişi numarasıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Tarih: Fiş tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Saat: Fiş kayıt saatidir. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir.
Özel Kod: Tahsis hareketlerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, tahsis fişlerini kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Belge Numarası: Tahsis fişi belge numarasıdır. Bu alan 16 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
İlgili Personel: Varlığın tahsisi ilgili personel bilgileri bu bölümde kaydedilir. Sicil numarası alanından kayıtlı personel kartları listelenir ve ilgili personel seçilir.
Talep Bilgileri: Varlık tahsis talebi üzerinden oluşturulan tahsis fişlerinde Talep Bilgileri başlığı altında yer alan No, Tarih ve Neden alanları otomatik olarak dolar.
Sözleşme Numarası: Leasing kaydı ile edinilen varlığa ait sözleşme numarasıdır. Leasing kaydından gelen ve "Onaylı" durumunda bulunan sözleşmelerin listelendiği Satınalma sözleşmeleri listesine ulaşılır ve seçim yapılır.
Fiş satırlarından tahsis işlemine ait bilgiler Varlık, Hedef Tahsis Yeri ve Hareket başlıkları altında bölümlendirilmiş alanlardan kaydedilir.
Varlık Bilgileri
Tip: Tahsis tipinin belirlendiği alandır. Varlık, Varlık Kısmı, Ömür Uzatıcı Varlık ve Fonksiyon Artıcı Varlık seçeneklerini içerir.
Varlık: Tahsis edilecek sabit kıymet varlık ise tip olarak varlık seçilir.
Varlık Kısmı: Tahsis edilecek sabit kıymet varlık kısmı ise tip olarak varlık kısmı seçilir.
Ömür Uzatıcı Varlık: Varlığın kullanım ömrünü uzatıcı giderler ilgili varlıkla ilişkilendirilmek isteniyorsa tip olarak ömür uzatıcı varlık seçilir.
Fonksiyon Artıcı Varlık: Varlığın normal kullanım süresi içerisindeki fonksiyon ve yararını artırıcı giderler ilgili varlıkla ilişkilendirilmek isteniyorsa tip olarak fonksiyon artıcı varlık seçilir.
Varlık Kategorisi: Tahsis edilen varlığın ait olduğu kategoridir.
Tür: Tip olarak varlık kısmı seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık kısmı türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Varlık Kodu: Tahsis edilen varlığın kodudur. Eğer tahsis bir talebe bağlı olarak yapılıyorsa ve talep edilen bir malzeme ise ilgili malzemeye bağlı varlıkları listeleyerek kullanılabilir ya da tahsiste olanlar arasından seçim yapılabilir. Eğer talep edilen bir varlık ise ve ilgili varlık kullanılabilir ise talep edilen varlığın kodu öndeğer olarak bu alana gelir ancak ilgili kategorideki varlıkları listeleyerek kullanılabilir başka bir varlık da seçilebilir.
Varlık Açıklaması: Tahsis edilen varlığın açıklamasıdır. Varlık kodu girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı varlıklar listelenir, seçim ya da yeni tanım yapılabilir.
Miktar: Diğer varlık kategorisindeki varlıklar için tahsis miktarının girildiği alandır. Diğer varlık dışındaki malzeme bağlantılı varlık kategorilerinde ise malzemeye ait birim bilgisi gelir, değiştirilemez.
Birim: İlgili diğer varlığın ana birimi öndeğer gelir ancak diğer birimler arasından seçim yapılabilir.
Lot/Seri Numarası: Varlığın lot/seri numarasıdır.
Mevcut Tahsis Yeri Bilgileri
Mevcut tahsis yeri bilgileri, varlık seçimi yapıldığında alana aktarılmaktadır. Bu sebepten bu bölümde yer alan bilgiler değiştirilemez.
Tip: Tahsis yeri tipleri varlık seçimi yapıldığında varlık, varlık kısmı, organizasyonel birim, personel, cari hesap ve serbest seçenekleriyle alana gelir ve değiştirilemez.
Kategori: Tahsis yeri tipi varlık ya da varlık kısmı ise ilgili varlığın kategorisi gelir ve değiştirilemez.
Kod: Varlığın tahsis yerine ait kod bilgisi alana öndeğer olarak gelir ve değiştirilemez.
Açıklama: Varlığın tahsis yerine ait açıklama bilgisi alana öndeğer olarak gelir ve değiştirilemez.
Stok Yeri Kodu: Nakil vasıtası ya da ekipman tipinde varlıkların stok yeri kodudur. Varlık seçimi yapıldığında alana öndeğer olarak gelir değiştirilemez.
Hedef Tahsis Yeri Bilgileri
Tip: Varlığın hedef tahsis yeri tipidir. Mevcut tahsis yeri serbest ise hedef tahsis yeri Ambar/Varlık/Varlık Kısmı/Org. Birim/ Personel/Cari Hesap olabilir. Diğer mevcut tahsis yeri tipileri için hedef tahsis yeri Ambar/Varlık/Varlık Kısmı/Org. Birim/ Personel/Cari Hesap/Serbest olabilir.
Kategori: Eğer tahsis yeri tipi varlık ya da varlık kısmı ise gayrimenkul, nakil vasıtası ve ekipman seçenekleri listelenir ve seçim yapılır.
Tür: Tip olarak varlık kısmı seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık kısmı türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Kod: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak (varlık, varlık kısmı, ambar, organizasyonel birim, personel, cari hesap) tahsis yeri kodudur. İlgili kayıtlar listelenir ve seçim yapılır. Kod alanından tipe bağlı olarak ilgili kayıtlara ulaşılarak kullanımda ya da kullanılabilir olanlar arasından seçim yapılır.
Açıklama: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak (varlık, varlık kısmı, ambar, organizasyonel birim, personel, cari hesap) tahsis yeri açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Açıklama alanından tipe bağlı olarak ilgili kayıtlara ulaşılarak kullanımda ya da kullanılabilir olanlar arasından seçim yapılır.
Stok Yeri Kodu ve Açıklaması: Hedef tahsis tipinin ambar olması ve stok takibinin yapılması durumunda varlığın stok yerinin kaydedildiği bilgi girişi zorunlu alanlardır.
Özel Kod: Hareket özel kodudur. Tahsis hareketlerini gruplamak ve raporlamada kolaylık sağlamak için kullanılır.
Açıklama: Satırdaki işlem için geçerli olacak açıklama bilgisinin kaydedildiği alandır.
Diğer
Açıklama: Fişe ait genel bir açıklama alanıdır.
Kod Girişi
Miktar: Girilen "Miktar" değeri fişlerin satır miktarını günceller.
Barkod: Fiş üzerinden barkod okutulduğunda (veya manuel veri girildiğinde), "Barkod" değeri doldurularak varlık seçimi otomatik yapılır.