Proje ve Aktivite Planlama

Projeler; proje şablonlarından aktarım yoluyla ve proje içerisinde tek tek aktiviteler ve bağlı kayıtların tanımlanmasıyla olmak üzere iki şekilde planlanabilir.

Projeler planlanan bir başlangıç tarihinden ileriye doğru planlanabileceği gibi planlanan bir bitiş tarihinden geriye doğru da planlanabilir. 

Proje planlama hangi şekilde yapılacak olursa olsun; personeller ile takvim ve vardiyaları, kaynaklar ile bağlı oldukları organizasyonel birimin takvimi ve vardiyaları, aktivitenin önceki aktivite ilişkileri, aktivitenin takvim ve vardiyası, projenin takvim ve vardiyası planlamanın temelini oluşturan ögelerdir.

Personel ve kaynaklar planlamada belirleyici olduklarından önemli unsurlardır. Aktivitelere bağlı kaynak ve personel tanımlamaları yapılırken ilgili kaynak ve personel için planlamada belirleyici olup olmadığı belirtilir.

Bkz. Aktivite Bağlı Kayıtlar ve İşlemler Menü Bilgileri 

Diğer kaynaklar ve personeller, planlamada belirleyici olan personel ya da kaynağın çalışma saatlerine uygun iseler planlamaya dahil edilirler. 

İleriye Doğru Planlama

Çalışma parametrelerinde yapılan seçime göre, planlanan aktivite süresinin saat cinsinden karşılığı hesaplanır. Toplam aktivite saati, tespit edilen aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünür. Planlanan aktivite başlangıç tarih ve saatinin uygun olup olmadığının belirlenmesi için bazı kontrollere ihtiyaç vardır. Önceki aktivitelerin planlanan bitiş tarihlerine gecikme süreleri eklenerek hesaplanan en geç tarih, aktivitenin mümkün olan ilk başlangıç tarihini belirtir. Planlanan başlangıç tarihinin bu tarihten küçük olup olmadığı belirlenerek küçük olması durumunda bir sonraki çalışılabilir uygun gün saptanır. Eğer büyük ya da eşit ise planlamada belirleyici kaynak olup olmadığı kontrol edilir. Planlamada belirleyici değil ise aktivitenin takvim ve vardiyasına uygun olmak koşuluyla, tüm kaynaklar kendi takvimlerinde aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünen toplam aktivite saatinden elde edilen süre kadar çizelgelenirler. Aktivitede vardiya ve/veya takvim belirlenmemişse üst aktiviteninki, yoksa projeninki, yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin takvimleri kullanılır.

Planlamada belirleyici kaynak var ise, aktivite takvim ve vardiyası ile planlamada belirleyici olan kaynakların takvim ve vardiya bilgileri kontrol edilir ve ilgili aktivitenin takvime ve vardiyalarına da uygun olmak koşuluyla, planlamada belirleyici olan kaynakların birlikte çalışmaya başlayabilecekleri ilk tarih ve saat hesaplanır. Bunun için planlamada belirleyici olan kaynakların ayrı ayrı uygun zamanları bulunarak bu zaman aralıklarının aktivitenin çalışılabilir zamanlarıyla ortak paydası alınır. Bu paydaya uygun olarak aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünen toplam aktivite saatinden elde edilen süre kadar planlamada belirleyici kaynaklar için çizelgeleme yapılır. Diğer kaynaklar ise planlamada belirleyici olan kaynakların çalışmadıkları zamanda vardiya ve takvimleri uygun oldukları oranda çalışırlar.

Tek tek uygun zamanların saptanması için dikkate alınması gereken veriler bulunmaktadır.

Personeller için takvim bilgisi, vardiya paketi bilgisi ve istisnai zaman kayıtları kontrol edilir. Personelde tanımlı takvim bilgisi bulunmuyorsa aktiviteye, aktivitede yoksa üst aktiviteye, üst aktivitede yoksa projeye, projede de yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin vardiya ve takvimi kontrol edilir. Personele ait çalışılabilir gün ve zamanlar için personelin vardiya paketi ve başlangıç tarihi belirlenir. İlgili günün tarihine en yakın geçmiş zamanlı başlama tarihine sahip atama kaydı bulunur ve ilgili tarihin atama günü tarihinden itibaren kaçıncı gün olduğu saptanarak vardiya paketinin kaçıncı günündeki vardiyanın kullanılacağı belirlenir.

Örneğin herhangi bir personele aşağıdaki şekilde iki vardiya paketi atanmış olsun:

VP1 ise iki günlük bir periyottan oluşsun ve ilk gün V1 ve ikinci gün V2 vardiyaları kontrol edilsin. Uygunluğunu kontrol ettiğimiz gün 21.01.2011 ise iki tarih arasındaki gün farkı 21 gündür. Mod (21;2)=1 bulunacağı için ilgili günün vardiyası VP1 olacaktır.

Varlıklar için ise bağlı oldukları organizasyonel birimin takvimi ve kendilerine atanmış vardiya paketleri kontrol edilir. Varlıkta tanımlı takvim bilgisi bulunmuyorsa aktiviteye, aktivitede yoksa üst aktiviteye, üst aktivitede yoksa projeye, projede de yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin vardiya ve takvimi kontrol edilir.

Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler-Genel menüsü altında bulunan Proje Yönetimi parametrelerinden Kaynak Kullanımları: Kontrol Edilsin / Kontrol Edilmesin parametresinin değerine bakılacaktır. Eğer kontrol edilsin denmiş ise hem kaynaklar hem de personeller için saptanmış çalışılabilir zaman dilimlerinde planlanan ya da tahmini başka kaynak kullanım kaydı olup olmadığı kontrol edilir. 

Kaynak kullanım kayıtlarının versiyonları şunlardır:

• Kullanım planlanmış ama henüz ilgili iş başlamamış olabilir. Bu durumda planlanan kaynak kullanım kayıtları dikkate alınır.
• Planlanan kullanıma istinaden iş başlamış ama henüz bitmemiş olabilir. Bu durumda ilgili planlanan kaynak kullanım kaydının yerine sistemde tahmini kaynak kullanım kayıtları oluşur. Bu durumda planlanan kullanımlar değil tahmini kaynak kullanımları dikkate alınır.
• İlgili kaynak kullanım başlamış ve de bitmiş ise gerçekleşen kaynak kullanımları dikkate alınacaktır.

Planlanan başlangıç ve bitiş tarihi arasındaki çalışılan her gündeki maksimum çalışma saati bulunur ve bu saatlerin toplamı aktivite süresini günceller. Tek tek tüm kaynakların çalışma saatleri de toplamı da çalışma süresi olarak belirlenir ve aktiviteye yazılır.